5 entretiens en 5 questions

Quel est le point commun entre un salarié en forfait jours, un salarié en télétravail, un représentant du personnel et une salariée de retour de congé maternité ? Les services RH doivent organiser un entretien propre à chacun d’entre eux. Dans cet article, nous allons aborder les entretiens liés au déroulement de la carrière du salarié ou à son statut. Le code du travail organise la plupart de ces entretiens : de l’obligation de leur organisation aux sanctions associées en passant par les sujets devant y être abordés. Voici un tour d’horizon en cinq questions de cinq entretiens incontournables dans la vie d’une entreprise.

1) L’entretien de suivi des salariés en forfaits jours

Le code du travail met à la charge de l’employeur l’obligation de s’assurer régulièrement que la charge de travail du salarié est raisonnable et permet une bonne répartition dans le temps de son travail. Cette vérification prend la forme d’un entretien dont les modalités peuvent être fixées par accord d’entreprise, d’établissement ou de branche. A défaut de telles stipulations, des dispositions supplétives sont fixées par le code du travail.

A qui s’adresse cet entretien ?

On le devine par son intitulé, cet entretien concerne les salariés ayant conclus une convention de forfait en jours. L’obligation d’organiser cet entretien s’applique, tant aux salariés sous convention forfait de 218 jours, qu’à ceux ayant signé une convention de forfait jours réduit.

Cet entretien est-il obligatoire ?

Oui. L’employeur doit organiser cet entretien sous peine de sanctions.

En effet, si l’entretien n’a pas lieu, la convention de forfait est privée d’effet et le salarié peut donc réclamer le paiement d’heures supplémentaires.

De plus, le salarié peut obtenir une indemnité pour exécution déloyale de la convention de forfait jours.

A quelle périodicité faut-il organiser cet entretien ?

A défaut de dispositions conventionnelles sur ce point, le code du travail prévoit que l’entretien doit avoir lieu une fois par an. L’accord mettant en place les forfaits jours peut fixer une périodicité plus fréquente, par exemple chaque semestre.

Le code du travail ne précise pas à quelle date il faut organiser cet entretien, il peut être opportun de l’organiser à la fin de l’année ou de la période sur laquelle la convention de forfait s’applique.

Quels sont les sujets abordés lors de cet entretien ?

Le code du travail précise qu’il faut échanger avec le salarié sur :

  • La charge de travail du salarié.
  • L’organisation de son travail.
  • L’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle.
  • Sa rémunération.

L’entretien, qui est généralement mené par le supérieur hiérarchique du salarié, est l’occasion de vérifier la cohérence entre la charge de travail du salarié et le nombre de jours travaillés par celui-ci. Même si les salariés en forfait jours ne sont pas soumis aux règles relatives à la durée quotidienne et hebdomadaire maximale, ils restent soumis aux règles relatives au repos quotidien et hebdomadaire (11 heures entre deux jours de travail et 35 heures consécutives une fois par semaine). De ce fait, l’un des enjeux de cet entretien est de s’assurer que les règles relatives au repos quotidien et hebdomadaire sont bien respectées, au risque de se voir appliquer des contraventions de quatrième et cinquième classe d’un montant respectif de 750€ et 1500€. Ces contraventions s’appliquent autant de fois qu’il y a de salariés concernés par ces infractions.

Faut-il rédiger un compte-rendu ?

Non, le code du travail ne le prévoit pas. La culture de l’écrit et la nécessité de prouver en cas de contentieux que l’entretien a bien eu lieu poussent naturellement à le faire. La rédaction d’un tel document a pour avantage d’éviter tout malentendu avec le salarié sur les points qui y auront été abordés et permet de s’y référer en cas de besoin. Enfin, la signature du document par le salarié permet de montrer qu’il en a eu connaissance, mais pas forcément qu’il est d’accord avec son contenu.

2) L’entretien des salariés en télétravail

Le salarié en télétravail a les mêmes droits que le celui qui exécute son travail dans les locaux de l’entreprise. Cette règle vaut notamment en ce qui concerne leur charge de travail, qui doit être équivalente (à condition qu’ils soient dans une situation comparable). L’employeur doit recevoir le télétravailleur pour faire le point sur ce sujet.

A qui s’adresse cet entretien ?

Il s’adresse à tous les salariés en situation de télétravail. Il a été mis en place par la loi Warsmann du 22 mars 2012 et conservé par l’ordonnance du 22 septembre 2017.

Cet entretien est-il obligatoire ?

Oui, il est expressément prévu par le code du travail, cependant il n’existe aucune sanction s’il n’est pas organisé. On peut supposer qu’en cas de contentieux, le salarié pourrait obtenir des dommages et intérêts s’il prouve l’existence d’un préjudice dans l’absence d’organisation de cet entretien.

A quelle périodicité faut-il organiser cet entretien ?

Il doit avoir lieu au moins une fois par an ; cependant rien n’empêche l’employeur de prévoir une fréquence plus importante.

Quels sont les sujets abordés lors de cet entretien ?

L’entretien doit aborder les conditions d’activité du télétravailleur et sa charge de travail.

Au cours de cet entretien, il faut s’assurer de l’adéquation de la charge de travail du salarié avec les délais d’exécution qui lui sont imposés. De plus, le télétravail ayant tendance à faire disparaître la frontière entre la vie professionnelle et la vie personnelle, il est important de vérifier que l’exécution du travail s’effectue dans le respect des règles relatives aux durées maximales de travail et de repos (quotidien et hebdomadaire). En effet, le non-respect de ces règles est sanctionné par des contraventions de quatrième et cinquième classe. Ces contraventions s’appliquent autant de fois qu’il y a de salariés concernés par ces infractions.

Faut-il rédiger un compte-rendu ?

Non, aucune obligation n’est fixée par le code du travail. Comme pour l’entretien de suivi des salariés en forfait jours, il peut cependant être opportun d’en rédiger un à titre de preuve.

3) L’entretien professionnel

Créé par la loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie sociale, cet entretien se substitue à plusieurs entretiens à savoir :

L’entretien de seconde partie de carrière destiné aux salariés de 45 ans et plus.

Au bilan d’étape professionnel.

A l’entretien professionnel prévu par l’accord national interprofessionnel du 5 décembre 2003.

Aux entretiens prévus au retour de certaines absences (congé maternité, congé parental…).

A qui s’adresse cet entretien ?

Il s’adresse à tous les salariés de l’entreprise, quelles que soient leur durée de travail ou leur organisation de travail.

A quelle périodicité faut-il organiser cet entretien ?

Il y a trois périodicités fixées par les textes :

  • Tous les deux ans à partir de l’entrée dans l’entreprise ou du précédent entretien professionnel.
  • A l’issue de certains congés : congé maternité, congé parental, congé d’adoption, longue maladie, congé sabbatique, congé proche aidant, période de mobilité volontaire sécurisée, période d’activité à temps partiel et en fin de mandat syndical.

Précision concernant l’entretien professionnel de fin de mandat syndical : si le titulaire du mandat    dispose d’heures de délégation sur l’année représentant au moins 30 % de la durée de travail fixée dans son contrat de travail (ou, à défaut, de la durée applicable dans l’établissement), l’entretien professionnel doit, en plus, procéder au recensement des compétences acquises au cours du mandat et préciser les modalités de valorisation de l’expérience acquise.

  • Le code du travail précise qu’il est possible de prévoir par accord d’entreprise ou de branche une périodicité différente de celles définies aux deux points ci-dessus.
  • Tous les 6 ans pour un entretien « bilan du parcours du salarié ».

La périodicité de cet entretien n’est pas modifiable par accord.

Quels sont les sujets abordés lors de cet entretien ?

Tous les 2 ans, l’entretien doit aborder les perspectives d’évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualifications et d’emploi. A cette occasion, l’employeur doit informer le salarié sur :

La validation des acquis de l’expérience.

L’activation par le salarié de son Compte Personnel de Formation.

Les abondements de ce compte que l’employeur est susceptible de financer.

Le conseil en évolution professionnelle.

Attention : cet entretien n’a pas pour objet d’évaluer le travail du salarié. Il ne doit donc pas être confondu avec l’entretien annuel d’évaluation.

Tous les six ans, l’entretien professionnel fait un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié. A cette occasion, l’employeur doit vérifier que le salarié a bien bénéficié d’un entretien professionnel tous les deux ans et/ou au retour d’un des congés mentionnés ci-dessus, mais aussi qu’il a :

  • Suivi au moins une action de formation.
  • Acquis des éléments de certification par la formation ou par une validation des acquis de son expérience.
  • Bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle.

Le code du travail précise qu’un accord d’entreprise ou de branche peut prévoir d’autres modalités d’appréciation du parcours professionnel du salarié que les trois mentionnées ci-dessus.

Cet entretien est-il obligatoire ?

Oui. Tous les six ans, il faut s’assurer que le salarié a bien bénéficié :

  • D’un entretien professionnel tous les deux ans et/ou après chaque congé listé ci-dessus.
  • D’une formation.

A défaut, dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le Compte Personnel de Formation (CPF) du salarié est abondé de 3000€ aux frais de l’entreprise.

Faut-il rédiger un compte-rendu ?

Oui, le code du travail impose la rédaction d’un compte-rendu, dont une copie doit être remise au salarié. Cependant, le code du travail ne prévoit pas de sanction en cas de non rédaction de ce document ou de la non-remise de la copie au salarié.

4) L’entretien de début de mandat

Créé par la loi Rebsamen du 18 août 2015, cet entretien vise à faciliter la prise de fonction des représentants du personnel.

A qui s’adresse cet entretien ?

Il s’adresse aux représentants du personnel titulaires, au délégué syndical et au titulaire d’un mandat syndical.

Précision : les titulaires d’un mandat syndical sont : les représentants syndicaux au comité d’entreprise, les conseillers prud’hommes, les administrateurs syndicaux de caisses de Sécurité Sociale et les membres des commissions paritaires régionales interprofessionnelles.

Cet entretien est-il obligatoire ?

Non, il est réalisé à la demande du représentant du personnel. L’employeur ne peut le refuser au risque de verser des dommages et intérêts au salarié.

A quelle périodicité faut-il organiser cet entretien ?

Il doit être organisé en début de mandat.

Quels sont les sujets abordés lors de cet entretien ?

L’objectif de cet entretien est de définir les modalités pratiques d’exercice du mandat au sein de l’entreprise au regard de l’emploi. A cette occasion, le salarié peut se faire accompagner par une personne de son choix, appartenant au personnel de l’entreprise.

Faut-il rédiger un compte rendu ?

Non, le code du travail ne prévoit pas la rédaction d’un tel document. Il semble opportun d’en rédiger un pour prouver la tenue de cet entretien en cas de contentieux.

5) L’entretien de fin de mandat

Créé par la loi Rebsamen du 18 août 2015, cet entretien vise à valoriser l’expérience acquise lors d’un mandat de représentant du personnel ou d’un mandat syndical.

A qui s’adresse cet entretien ?

Il s’adresse aux représentants du personnel titulaires et au titulaire d’un mandat syndical.

Précision : les titulaires d’un mandat syndical sont : les représentants syndicaux au comité d’entreprise, les conseillers prud’hommes, les administrateurs syndicaux de caisses de Sécurité Sociale et les futurs membres des commissions paritaires régionales interprofessionnelles.

Cet entretien est-il obligatoire ?

Oui, si le titulaire du mandat dispose d’heures de délégation sur l’année représentant au moins 30 % de la durée de travail fixée dans son contrat de travail ou, à défaut, de la durée applicable dans l’établissement. Cette règle s’applique pour les mandats prenant effet avant le 31 décembre 2019.

Pour les mandats prenant effet après le 31 décembre 2019, cet entretien est obligatoire dans les entreprises d’au moins 2 000 salariés. Dans les entreprises de moins de 2000 salariés, cet entretien est obligatoire si le titulaire du mandat dispose d’heures de délégation sur l’année représentant au moins 30 % de la durée de travail fixée dans son contrat de travail ou, à défaut, de la durée applicable dans l’établissement.

Le code du travail ne prévoit aucune sanction si cet entretien n’est pas organisé ; cependant on peut supposer que le salarié pourrait obtenir le versement de dommages et intérêts s’il prouve l’existence d’un préjudice.

A quelle périodicité faut-il organiser cet entretien ?

Il se déroule au terme d’un mandat de représentant du personnel titulaire ou d’un mandat syndical.

Quels sont les sujets abordés lors de cet entretien ?

L’objectif de cet entretien est de recenser les compétences acquises au cours du mandat et préciser les modalités de valorisation de l’expérience acquise.

Faut-il rédiger un compte-rendu ?

Non, le code du travail ne prévoit pas la rédaction d’un tel document. Il semble opportun d’en rédiger un pour prouver la tenue de cet entretien en cas de contentieux.

Et l’entretien annuel d’évaluation ?

C’est l’entretien le plus répandu dans les entreprises cependant, aucun article du code du travail ne réglemente son organisation. Il n’y a aucune obligation de l’organiser, chaque entreprise est donc libre de décider d’en prévoir ou pas.

En ce qui concerne le déroulement de cet entretien, là encore, comme aucune règle n’est fixée par le code du travail, les entreprises peuvent fixer leurs propres règles, sous réserve de respecter le principe de non-discrimination et d’égalité de traitement entre les salariés. Attention, en cas de mise en place d’un entretien d’évaluation, il faut penser à informer le comité social et économique.

Sources

Entretien des salariés en forfait jours : L3121-65 code du travail

Obligation de suivi de la charge de travail du salarié en forfait jours : L3121-60 code du travail

Condamnation de l’employeur pour non-exécution de l’entretien de suivi des salariés en forfait jours : (cass soc 12 mars 2014, n°12-29 141).

Entretien des salariés en télétravail : L1222-10 code du travail.

L’entretien professionnel : articles L6315-1 code du travail, L6323-13 code du travail, R6323-3 code du travail.

Entretien de fin de mandat : L2141-5 code du travail.

Entretien de début de mandat : L2141-5 code du travail.