Comment profiter d’un changement organisationnel pour passer d’une gestion administrative RH à un portail de services collaborateurs

L’enjeu RH d’un portail de services centré collaborateurs dans un contexte de fusions

Expertes en conduite du changement, les RH sont en première ligne en cas de fusion-acquisition de plusieurs organisations. Dans ce contexte, les solutions de gestion RH deviennent alors un outil particulièrement efficace pour harmoniser en parallèle l’ensemble de processus RH et les différents statuts des collaborateurs.

Dans le cadre d’un projet d’accompagnement d’une fusion de trois sociétés, la nouvelle entité créée a profité de cette réorganisation pour substituer aux trois Systèmes d’Information Ressources Humaines (SIRH) classiques, utilisés de façon différenciée par les trois structures, un nouveau SIRH commun et orienté expérience collaborateur. La nouvelle plateforme RH mise en place avait pour objectif de développer l’autonomie des collaborateurs, afin de leur permettre d’interagir plus facilement avec les services RH. Auparavant, les outils mis à la disposition des services RH étaient uniquement destinés aux gestionnaires RH, essentiellement pour gérer la paie et les documents administratifs.

 Bâtir un nouvel SIRH en parallèle des négociations sociales

L’ouverture du SIRH à une population élargie de collaborateurs lors d’une fusion génère de nombreuses questions tout au long du projet. Dès son commencement, de nombreux paramètres doivent être intégrés ; ils découlent de l’ensemble des négociations en interne entre la direction et les partenaires sociaux. Ainsi il est préférable d’opter pour la mise en place de plusieurs lots successifs, avec un ensemble de fonctionnalités afférentes qui évolue en fonction de l’avancée des négociations sociales. Il faut envisager, dès le départ, des études, des phases de paramétrage et de recette échelonnées dans le temps.

Un projet de conduite du changement transverse de grande envergure

Ce type de projet est souvent de grande envergure, peut durer plusieurs années et mobilise fortement les équipes RH, mais également les équipes Systèmes d’Information, ainsi que la Direction Générale. Une population test de collaborateurs doit être impliquée dans l’entreprise dès le début du projet pour faciliter l’appropriation. Il faut également compter souvent avec des consultants extérieurs chargés de la maîtrise d’ouvrage.

Au-delà du support de l’harmonisation de l’ensemble des processus en interne, le nouveau SIRH avec un portail centré autour des collaborateurs peut devenir un socle pour bâtir une culture commune forte, tournée vers les collaborateurs de l’ensemble des entités fusionnées.

Les collaborateurs, les consommateurs finaux des services RH ?

Dans la nouvelle organisation, le portail collaborateur commun permet de soumettre des suggestions personnalisées en fonction du profil du collaborateur et de son contexte. Tout est centré autour du collaborateur, qui peut demander par exemple à tout moment les attestations de son employeur dont il a besoin. Le système produit ainsi automatiquement le document souhaité. L’outil permet également de mettre directement en relation le collaborateur avec le bon interlocuteur en interne en fonction de ses besoins et attentes.

Avec le nouveau portail, les services RH ont gagné en temps et productivité et peuvent ainsi aujourd’hui se débarrasser de la ‘paperasse’ administrative et se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Il est également important de pouvoir mettre en place une interface utilisateur unifiée, permettant d’accéder via le portail à d’autres plateformes déjà présentes dans l’entreprise, comme celles de la gestion de l’épargne salariale ou la gestion des talents et de la formation. ‘User friendly’, elle permet aux collaborateurs d’accéder directement à plusieurs fonctionnalités et services RH, pour la gestion de leurs données personnelles, professionnelles et de leur carrière. Grâce à une interopérabilité complète entre les différents outils RH, les collaborateurs sont amenés à mieux comprendre la gestion des ressources humaines et la fonction RH, en étant impliqués tout au long de leur parcours professionnel au sein de l’entreprise.

Le nouveau SIRH est devenu un outil de communication commun et puissant au service des collaborateurs et il valorise la fonction RH et ses missions en interne. L’image de cette dernière a ainsi été modernisée et son rôle mieux compris. Les RH ne sont pas là uniquement pour gérer la paie et deviennent de nos jours de véritables ‘offreurs de services’ en interne grâce à l’innovation technologique !