Dématérialisation des documents RH : accélérée par la Loi Travail, elle devient incontournable

L’arrêté du 21 décembre 2012, destiné à encadrer les marchés publics, avait déjà fourni un cadre pour opérer les classements de tous les documents dématérialisés des entreprises. Le secteur privé avait ainsi pu s’inspirer et bénéficier de repères pour organiser les dossiers relatifs à la gestion des ressources humaines.

L’arborescence des classements est donc aujourd’hui bien orchestrée et s’organise en rubriques et sous-rubriques, afin de couvrir l’ensemble des situations familiales et professionnelles des salariés ou des agents. Par exemple, on peut créer une rubrique recrutement avec des sous-rubriques pour les agents titularisés ou non. Les dossiers numériques des collaborateurs suivent le plan de classement de l’entreprise pour laquelle ils travaillent. Généralement les entreprises conservent les documents administratifs RH un an après le départ des salariés, puis les archivent.

Une incitation de la Loi Travail

Les entreprises ont pris largement le virage de la dématérialisation des documents RH depuis la Loi Travail entrée en vigueur le 1er janvier 2017 et fortement incitative pour la dématérialisation des bulletins de paie. Avant cette loi, depuis 2009, la dématérialisation du bulletin était légale mais il fallait obtenir au préalable l’accord du salarié. Désormais, si l’employeur met à disposition le bulletin dématérialisé, alors le salarié qui veut y déroger devra s’y opposer de façon explicite (droit d’opposition préalable ou exerçable à tout moment par la suite).

Le coffre-fort numérique est ainsi devenu un service à forte valeur ajoutée proposé par l’entreprise à ses collaborateurs, qui peuvent ainsi centraliser l’ensemble des documents de l’employeur, les bulletins de paie, les contrats de travail, les avenants, les entretiens annuels, mais également s’en servir pour archiver des documents personnels.

De nombreux acteurs sur le marché, proposent les services en ligne pour conserver les documents. Leur modèle économique évolue cependant : on voit apparaître depuis cette année une limitation du nombre de prestataires chargés d’alimenter le coffre-fort numérique. Le salarié qui voudra l’ouvrir à d’autres types de services, comme par exemple, la gestion de ses factures téléphoniques ou l’accès à ses relevés bancaires dématérialisés devra payer un abonnement.

Il s’agit d’une véritable révolution qui commence à entrer dans les mœurs. Au départ, les salariés étaient plutôt réfractaires aux bulletins de paie dématérialisés, car ils pensaient que le papier était une valeur plus sûre, car tangible. La Loi Travail a contribué à faire évoluer les mentalités et permis également d’étendre les usages à d’autres services extérieurs à l’entreprise.

Un dossier numérique RH centré sur le collaborateur

Dans le secteur privé, le plan de classement est choisi par chaque entreprise. Les dossiers numériques existent déjà dans les systèmes RH dans la partie gestion électronique des documents (GED). Aujourd’hui les entreprises vont plus loin afin d’alimenter en données métiers et centraliser l’ensemble des informations concernant un collaborateur. Par recherche de mots clés, on peut extraire n’importe quelle donnée utile à l’utilisateur ou à des applications spécifiques. Les différentes applications, qui gèrent par exemple le recrutement ou la gestion des temps et des activités, transfèrent leurs informations au dossier numérique. Il existe également un coffre-fort numérique employeur qui a pour but d’archiver tous les bulletins de paie des collaborateurs.

Les services RH transmettent les informations aux coffres-forts numériques de chaque collaborateur, mais, notons cependant qu’à aucun moment le système RH n’a la possibilité d’accéder directement au contenu du coffre-fort du collaborateur.

Une pièce maîtresse du ‘Core HR’

Le dossier numérique RH est une pièce maîtresse du ‘Core HR’, dans le système d’information RH de l’entreprise, dans la mesure où il permet l’interopérabilité avec toutes les applications externes. En particulier, on voit aujourd’hui se développer l’usage de signature électronique. Des méthodes d’identification particulières sont aussi développées, afin de certifier le document à une date précise interdisant de pouvoir le modifier par la suite. Le dossier numérique RH assurera la conservation du document signé, qui peut être par exemple un avenant au contrat d’embauche.

Le dossier numérique RH est une tendance forte pour toutes les entreprises Cependant, il faut une acculturation au numérique et une digitalisation des process RH concernés avant de pouvoir le mettre en place. Les entreprises sont en train de franchir le pas, car les documents dématérialisés permettent non seulement de garantir la sécurité des données et la conformité réglementaire, en particulier d’éviter les fraudes, car ils sont scellés, mais aussi de diminuer très fortement les coûts par rapport au papier et d’augmenter la productivité du service RH. Le développement de la technologie de ‘blockchain’ (*), qui va faciliter la certification, devrait en toute logique accélérer davantage cette dématérialisation.

(*) Une ‘blockchain’ ou ‘chaîne de blocs’ est une base de données distribuée dont les informations, envoyées par les utilisateurs, sont vérifiées et groupées à intervalles de temps réguliers en blocs, liés et sécurisés grâce à l’utilisation de la cryptographie, et formant ainsi une chaîne.