¿Cómo aprovechar el cambio organizacional para pasar de una gestión administrativa de RRHH a un portal centrado en los colaboradores?

La función RRHH, experta en gestión del cambio, es protagonista cuando se produce una fusión-adquisición de varias organizaciones. En estos casos, las soluciones de Gestión de Personas se convierten en una herramienta especialmente eficaz para armonizar todos los procesos de RRHH y las diferentes situaciones de los colaboradores.

En un proyecto de acompañamiento de tres empresas que se fusionaban, la nueva entidad creada aprovechó la situación de reorganización para sustituir los tres sistemas de información de recursos humanos (SIRH) clásicos, utilizados de forma diferenciada en las tres estructuras, por un nuevo SIRH común y orientado a la experiencia del colaborador. El objetivo de la nueva plataforma RRHH implementada es desarrollar la autonomía de los colaboradores para que puedan interactuar más fácilmente con los servicios RRHH. Hasta entonces, las herramientas de que disponían los servicios RRHH estaban reservadas únicamente a los profesionales de RRHH, siendo su principal finalidad la gestión de la nómina y de los documentos administrativos.

Construir un nuevo SIRH en paralelo a las negociaciones sociales

La apertura del SIRH a una población más amplia de colaboradores en contextos de fusión genera numerosas preguntas a lo largo del proyecto. Desde el primer momento, es preciso integrar los numerosos parámetros que van generando las negociaciones internas entre la dirección y los interlocutores sociales. Por ello, conviene optar por la implementación de lotes sucesivos, con sus correspondientes funcionalidades, que evolucionan en función del avance de las negociaciones sociales. Hay que planificar desde el principio la realización de estudios, las fases de configuración y las pruebas de conformidad escalonadas a lo largo del tiempo.

Un proyecto de gestión del cambio transversal y de gran envergadura

Con frecuencia, se trata de proyectos de gran envergadura, que pueden durar años y movilizar intensamente a los equipos de RRHH, a los equipos de los sistemas de información y a la Dirección General. Se debe implicar, a modo de prueba y desde el inicio del proyecto, a un grupo de colaboradores para facilitar la aceptación del cambio. Asimismo, es habitual recurrir a consultores externos que ejercen la función de Dirección de negocio.

Además de ser un soporte para la armonización interna de todos los procesos, el nuevo SIRH con un portal centrado en torno a los colaboradores, puede convertirse en una base para construir una cultura común fuerte orientada a los colaboradores de todas las entidades fusionadas.

¿Son los colaboradores los consumidores finales de los servicios RRHH?

En la nueva organización, el portal común de los colaboradores permite hacer sugerencias personalizadas en función del perfil del colaborador y de su contexto. Todo se centra en torno al colaborador que, por ejemplo, puede pedir en cualquier momento a la empresa la documentación que necesita. El sistema produce automáticamente el documento solicitado. Además, con esta herramienta el colaborador puede ponerse en contacto directo con el interlocutor adecuado, internamente, en función de sus necesidades y expectativas.

Con el nuevo portal, los servicios RRHH ganan tiempo y productividad y, de esta forma, se liberan del ‘papeleo’ administrativo, lo que les permite concentrarse en tareas de mayor valor.

También es importante implementar una interface de usuario unificada que permita acceder desde el portal a otras plataformas existentes en la empresa como, por ejemplo, la que se dedica a la gestión del ahorro salarial o a la gestión del talento y la formación. Al ser user friendly los colaboradores pueden acceder directamente a varias funcionalidades y servicios RRHH para gestionar sus datos profesionales y sus carreras. En razón de la interoperabilidad completa existente entre las diferentes herramientas RRHH, los colaboradores entienden mejor la gestión que lleva a cabo RRHH, implicándose personalmente durante su vida profesional en la empresa.

El nuevo SIRH se ha transformado en una herramienta de comunicación común y potente de los servicios RRHH para los colaboradores, ya que resalta internamente la función RRHH y su cometido. Su imagen se moderniza y su función se entiende mejor. La función RRHH no se dedica únicamente a gestionar la nómina sino que ofrece, día a día, servicios internos gracias a la innovación tecnológica.