El cambio digital: un desafío que necesita del compromiso de todos los colaboradores

La gestión del cambio en el marco de los sistemas de información de Recursos Humanos (SIRH) ha sido siempre foco de atención puesto que su objetivo es mejorar los procesos para ganar en competitividad. Ahora bien, hasta ahora consistía principalmente en informar y formar a los gestores usuarios de las soluciones implementadas -incluso a los managers implicados en el proceso- en temas y ámbitos aplicativos. El contexto ha cambiado puesto que hoy la gestión del cambio responde, en la mayoría de los casos, a imperativos de transformación digital.

El reto para la empresa es conseguir que todos los colaboradores apoyen este enfoque, suscitando el compromiso y la participación de todos, incluso de aquellas personas poco habituadas a los usos digitales. De esta forma, el impacto en la organización es mucho mayor y requiere un seguimiento antes y después del proceso. Esto significa que hay que tener en cuenta varios parámetros: la propia organización, las áreas de negocio, las herramientas y la cultura.

La problemática de la aculturación de algunos colaboradores con el mundo digital

Hoy en día, las nuevas funcionalidades de las empresas deben ser accesibles por un público mucho más amplio y de uso sencillo. Para ello, es necesario “educar” y disponer de soluciones atractivas y con valor añadido para los usuarios; de lo contrario, corremos el riesgo de que los usuarios las rechacen de plano. Según los sectores de actividad o los contextos, la aculturación digital no siempre es fácil. Si bien los managers tienen costumbre de formarse e implementar nuevos procesos, los colaboradores en cambio pueden ofrecer ciertas resistencias.  Las estrategias RRHH en términos de comunicación y formación deberán adaptarse a los diferentes tipos de público y a su grado de madurez.

La función RRHH puede ser la punta de lanza en esta aculturación digital

La función RRHH es plenamente consciente de que puede desempeñar un papel central en este proceso de transformación. Algunos consideran incluso que les corresponde asumir la función de Chief Digital Officer (CDO)… La transformación digital de una empresa implica la aplicación de numerosas reglas de uso destinadas a las diferentes poblaciones.  El mundo digital modifica la forma de interactuar de las personas y, por tanto, tiene un impacto directo en el management y en el trabajo interno. Las nuevas prácticas han cambiado tanto las relaciones entre los empleados y las empresas que la última Ley del Trabajo de Francia introduce el Derecho a la desconexión parar evitar excesos y proteger la frontera entre vida privada y vida profesional. Los proyectos actuales de transformación requieren la intervención de muchas personas, desde la DRH hasta la DSI, pasando por los interlocutores sociales y la Dirección de Seguridad. Hay que respetar la vida privada en la transmisión y la explotación de los datos de que dispone la empresa. La función RRHH está en el centro de esta dinámica global.

Formación a los colaboradores para una transformación total de la organización

Todos los colaboradores deben poder adquirir conocimientos sobre los usos digitales. En numerosas empresas, la digitalización puede ser también un vector de transformación de su propio negocio. Por tanto, en términos de gestión de cambio y transformación, el reto es importante.

La función RRHH tiene esa responsabilidad, en coherencia con la política global de la empresa. El enfoque es complejo pues se trata de transformar toda la organización así como los métodos de trabajo y de management. Las funciones internas están cambiando: la organización en silos, inherente a una jerarquía de poder descendiente, va dejando sitio a una estructura transversal, colaborativa, ágil, fruto de la interacción entre los colaboradores pero también de la interacción de estos últimos con clientes y proveedores.

El éxito depende de la adhesión de todos

Cambios tan drásticos generan resistencias en algunos contextos y entre algunas poblaciones. Antes de emprender este proyecto y durante toda su implementación, la función RRHH debe identificar las palancas que conseguirán la adhesión de todos. Los colaboradores deben entender el interés de las nuevas funcionalidades para ellos mismos, antes de pensar en el interés para la empresa, el proyecto… Esto permitirá diseñar la estrategia de comunicación y los mensajes a difundir, además de preparar a las personas que se encargarán de difundirlos internamente. Por eso, este tipo de proyecto, más que cualquier otro, requiere la aplicación de un método de construcción colaborativa, dirigido por la DRH, que anime a los colaboradores a utilizar y apoyar los nuevos usos y las aplicaciones. Este enfoque colaborativo permite considerar todas las necesidades y adaptar, consecuentemente, las soluciones.

En el marco de los sistemas de información, el éxito de la gestión del cambio depende de la manera en que se tratan las resistencias y se implementan las nuevas herramientas en los usuarios finales: comunicación, formación, asistencia al usuario y documentación adaptada a los diferentes perfiles. El apoyo necesario de todos los colaboradores para el éxito del proyecto requiere canales de comunicación adicionales, que motiven a todos. La función RRHH puede recurrir a vídeos informativos, a cursos en modo e-learning o MOOCs. También pueden invitar a los primeros usuarios, que suelen pertenecer a la generación Y, a dar testimonio a sus compañeros y a ser de alguna manera “embajadores” de las innovaciones en curso, compartiendo su experiencia o proporcionando asistencia y consejos prácticos, desde un enfoque de reverse mentoring.

Los proyectos de transformación digital son cíclicos y forman parte de un proceso de mejora continua. Último punto antes del arranque: la función RRHH debe aplicar indicadores de rendimiento que consideren, por ejemplo, el número de usuarios o el tipo de uso. Un dispositivo temporal (plataforma técnica, soporte de expertise…) puede ayudar a analizar mejor las buenas prácticas en cuanto a utilización de las soluciones.

Para concluir, la gestión del cambio en el marco de la transformación digital comienza, más que en cualquier otro caso, en la preparación del proyecto y deberá proseguir hasta el arranque gracias a una comunicación interactiva que abra la vía de la experiencia usuario. El HR Digital representa hoy una verdadera palanca para el corazón mismo de la actividad de una empresa la cual será percibida por sus colaboradores como más moderna y eficaz.