El cambio hacia el outsourcing

El contexto de cambios legislativos, frecuentes y complejos, y su fuerte impacto en los Sistemas de Información (SI) obligan a las empresas a tener una capacitación cada vez más especializada tanto en normativa de RRHH como en arquitectura de su SI. Como estas dos actividades no son su core business, las empresas optan cada vez más por la externalización de la nómina.

Efectivamente, una empresa que se apoya en la experiencia de un proveedor para acompañar, asesorar y capitalizar las buenas prácticas puede hacer frente a sus obligaciones legales en el plazo requerido, a la vez que centra a sus recursos internos en tareas estratégicas y operativas de la función RRHH.

Garantizar la conformidad del mantenimiento de su SIRH y optimizar al mismo tiempo los procesos internos, asegurar la evolutividad de su solución, la conservación de los datos sensibles son otras tantas actividades que requieren una gran experiencia en IT y mantenimiento del aplicativo.

Las empresas que recurren a la externalización pueden, por un lado, beneficiase de la experiencia del proveedor y, por otro, prever con precisión su presupuesto a través de un precio por nómina único.

Tres niveles de servicios de externalización

El primer nivel corresponde a la externalización de la infraestructura y al almacenamiento en la nube, además de la gestión de la nómina. Consiste en conservar los datos sensibles y su SIRH en infraestructuras del proveedor sólidas y aseguradas, adaptar las interfaces entrantes y salientes, y planificar los tratamientos batch necesarios para el ciclo de la nómina. El proveedor es responsable del correcto desarrollo de las operaciones de nómina, de la gestión posterior y de las interfaces, lo que permite al cliente concentrarse en su negocio, en la actualización regulatoria y en la parametrización aplicativa asociada.

El segundo nivel de externalización incluye el almacenamiento, la gestión y la infraestructura pero también la actualización regulatoria y la evolución de la parametrización del SIRH.

En este modelo, el cliente confía toda la gestión aplicativa de su SIRH a un proveedor, cuya experiencia técnico-funcional conoce. De esta forma, se beneficia de la experiencia adquirida por otros clientes, de las buenas prácticas de outsourcing para optimizar sus procesos, automatizando los controles de negocio y, por tanto, alcanzado mayor eficacia en la actividad diaria. Cada mes, el proveedor informa al cliente de los cambios legales y convencionales que debe integrar en su SIRH. Implementa dichos cambios bajo la responsabilidad del cliente, que los validará.

Esta forma de externalización es la que más se desarrolla actualmente, pues permite al cliente concentrarse en su actividad propiamente dicha que es la gestión de la nómina y el control de sus datos.

Por último, el tercer nivel de externalización consiste, además de lo anterior, en subcontratar todo o parte de los procesos administrativos de la nómina o los recursos humanos, como por ejemplo la gestión global de la nómina (desde la entrada de datos al control del recibo de nómina) o sólo la gestión de los subsidios especiales de la seguridad social.

Después de haber redactado explícitamente los procesos de RRHH y formalizado las necesidades, la transición resulta fluida. En algunos contextos, el proveedor puede también contratar a colaboradores del cliente.

De esta forma, el cliente puede liberarse de la parte administrativa recurrente y concentrarse en el desempeño de su función, reforzando además la proximidad con sus colaboradores.

Acompañar el paso al outsourcing

Para tener acompañamiento en la externalización, el cliente quiere un proveedor que le garantice un servicio de calidad basado en un conocimiento demostrado del SIRH y en su capacidad para externalizar.

La elección del nivel de externalización depende del contexto y de la estrategia de cada cliente. El proveedor debe ser capaz de acompañarle de una manera muy personalizada apoyándose a la vez en un método industrializado. En cuanto a los equipos de RRHH del cliente, es indispensable acompañarlos de una forma adecuada en la gestión del cambio para que la transformación sea un éxito.

Una gestión en estrecha colaboración entre los equipos del cliente y del proveedor, a modo de asociación, también es uno de los factores clave del éxito.