El Digital Workplace: La consecuencia última del entorno de trabajo digital

La distancia entre los nuevos entornos de trabajo es cada vez mayor; en el caso de muchas empresas, se podría incluso hablar de diseminación de dichos entornos en varios ‘territorios’. Este reciente fenómeno se debe en gran parte a los avances tecnológicos y a la mayor accesibilidad a las herramientas de trabajo en línea, pero también al deseo de los trabajadores de conciliar mejor su vida privada y su vida profesional. Por consiguiente, se requiere un mayor esfuerzo de la función RRHH, pues debe implicar y federar unos equipos que se encuentran dispersos geográficamente para un proyecto de empresa común.

La tecnología digital, percibida frecuentemente como una fuente de deshumanización, puede sin embargo convertirse en una verdadera oportunidad para reforzar el sentimiento de pertenencia, la cultura de empresa y la cohesión entre los colaboradores repartidos en varios lugares de trabajo: espacios de coworking, oficinas third places, Fab labs o la propia vivienda.

Por otra parte, los equipos RRHH deben lidiar con toda una generación trabajadores que zapean fácilmente de empleo o son multi-ocupación y no se lo piensan dos veces a la hora de dejar su empresa para ir a otra si les ofrecen mejores oportunidades de carreras, mejores condiciones o retos más acordes con sus aspiraciones profundas, frecuentemente impregnadas de mayor autonomía y libertad.

Principales retos

Esta diseminación geográfica asociada a una mayor voluntad de independencia, autonomía y responsabilización de las nuevas generaciones tiene múltiples consecuencias sobre la gestión, la productividad y la cultura de empresa.

El primer reto va a ser para los managers, que deberán redoblar sus esfuerzos para motivar a un colectivo diseminado, formado por personas físicamente distantes, a quienes se les pide que trabajen cada vez más en modo proyecto. Hoy en día, tienen a su disposición numerosas herramientas colaborativas de Microsoft, Salesforce o Slack, que permiten mantener la productividad de los equipos, incluso mejorarla. Además de esto, los managers deben hacer frente a un reto cultural: reforzar el compromiso y la adhesión de los equipos que ya no se encuentran en el mismo entorno de trabajo.  El cómo mantener una proximidad con los equipos, a pesar de la distancia geográfica, va a ser un auténtico tema de reflexión.

A partir de ahora, la función RRHH deberá desarrollar servicios de proximidad 

En un mundo digitalizado, con entornos de trabajo diseminados, la DRH deberá crear un vínculo que refuerce los servicios de proximidad. Asistimos a un verdadero cambio de paradigma que implica por supuesto un nuevo diseño de las interacciones humanas y de los modelos de management. El alejamiento geográfico no debe perjudicar ni su rentabilidad ni su disponibilidad.

Actualmente, los equipos RRHH están estudiando cuál es la mejor forma de utilizar la tecnología para suplir la menor existencia de vínculos y de proximidad.  ¿Qué servicios RRHH se pueden digitalizar? ¿Cómo crear nuevos vínculos?

La fractura digital casi no existe. Todas las poblaciones y todos los sectores de actividad han alcanzado un nivel de madurez digital. La mayoría de los colaboradores solicitan nuevos servicios RRHH desde sus ordenadores o sus smartphones. Por ejemplo, pueden pedir el envío de un SMS cuando se les abona la nómina. Tienen tendencia, hoy en día, a comunicar su número de móvil personal a su empresa para acceder a los nuevos servicios RRHH innovadores.

Las aplicaciones son cada vez más accesibles a distancia y generan verdaderas oportunidades para crear servicios de proximidad. Pero, cuidado con la abundancia de datos y de nuevas aplicaciones que podrían perjudicar la productividad.  El reto para los próximos años será inventar ‘experiencias de colaborador’ lo más sencillas posible, adaptadas a cada usuario. Por supuesto, todo esto desde el respeto del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Un enfoque esférico

Hoy en día, el colaborador es el centro de interés de la función RRHH, el punto focal hacia el que se concentran todas las acciones de la RRHH. La empresa razona y actúa así partiendo de las necesidades de los colaboradores, como si fueran clientes, pero clientes internos. De hecho, se habla de ‘simetría entre cliente interno y cliente externo’ para destacar esta nueva relación entre la empresa y los colaboradores.

Ahora, los servicios RRHH deben integrar el concepto de ‘calidad de servicio al cliente interno’. Ya no le corresponde al colaborador el esfuerzo de buscar un procedimiento o un servicio dentro de un montón de aplicaciones RRHH, sino que los algoritmos deben enviar información específica al colaborador. Estos nuevos servicios digitales RRHH se individualizan y contextualizan cada vez más.

Un Digital Workplace para reforzar la experiencia del colaborador

Esta nueva forma de considerar al colaborador ha propiciado la aparición de plataformas de trabajo e información denominadas Digital Workplaces. El Digital Workplace -el entorno digital de trabajo más evolucionado actualmente- responde a los requisitos de proximidad y productividad. Está destinado a todos los colaboradores y cada cual puede organizar su trabajo y sus intercambios de información. Permite acceder a todo tipo de aplicaciones, según las preferencias y necesidades.

El Digital Workplace se convierte así en la herramienta del día a día del colaborador, en su oficina de trabajo digital y virtual ¡de la que no puede prescindir! Además, facilita el trabajo con equipos de personas que están en situación de movilidad o a distancia. Debe simbolizar la pertenencia a la empresa, sus valores y vida diaria.

La función RRHH tiene que desempeñar un papel crucial en términos de comunicación y presencia para informar correctamente y mantenerse a la escucha de las nuevas necesidades de los colaboradores. El sentimiento de pertenencia y la cohesión de toda la organización van a depender de su actuación. La articulación entre el Digital Wokplace y los servicios RRHH va a ser un elemento clave para responder a las nuevas expectativas y a los nuevos usos de los colaboradores.