En Derichebourg Multiservices, la digitalización nos permite mantener el vínculo social

Entrevista de Malika BOUCHEHIOUA, Directora de Recursos Humanos de Derichebourg Multiservices

¿Por qué habéis decido implantar un espacio de trabajo digital?

La empresa Derichebourg Multiservices, especializada en servicios externalizados a empresas y colectividades, tiene más de 30.000 colaboradores trabajando en nuestros clientes y necesitábamos reforzar el sentimiento de pertenencia a la empresa, para fidelizarlos mejor. Realizamos una encuesta interna que puso de manifiesto que la función RRHH estaba lejos del terreno. Por consiguiente, decidimos implementar un nuevo entorno de trabajo de tipo  digital, que permitiera mantener el vínculo con los empleados y su compromiso a pesar de la distancia física. Por otra parte, ayuda a responder mejor a las preocupaciones individuales relativas a la gestión administrativa de sus expedientes, facilitándoles la mayor parte de sus trámites habituales.

De esta forma, la función RRHH se convierte en facilitadora pues permite un acceso más fácil a la información que interesa a los empleados a través de los smartphones o tabletas profesionales o personales. Como la plataforma se encuentra en la nube, se puede consultar desde cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.

¿En cuánto tiempo se ha implantado la plataforma?

Estuvimos reflexionando dos años, preguntando a nuestros empleados. Entendimos así que tenían la madurez necesaria para la digitalización de los documentos administrativos y, por tanto, que estaban preparados para acoger una plataforma de gestión desde la cual gestionar su día a día profesional, interactuando con los equipos RRHH. Previamente, realizamos algunas pruebas durante tres meses con dos unidades de negocio formadas por una población de directivos.

Por ahora, seguimos en fase de prueba y gestión del cambio. Hemos previsto un periodo de un año para la implementación y utilización eficiente de la herramienta en nuestra filial que tiene unos 16.000 colaboradores, gracias principalmente a puesta en funcionamiento de importantes dispositivos de formación que les ayudarán.

Precisamente, ¿ha habido problemas a la hora de familiarizar a los colaboradores con el uso de la digitalización de la función RRHH y, en caso afirmativo, cómo se han corregido?

Efectivamente, es primordial gestionar el cambio, pues todos los colaboradores deben saber utilizar el portal. Tenemos una población formada esencialmente por trabajadores manuales que no siempre están conectados. Le hemos pedido a Simplon, start-up del sector de aprendizaje de programación y digitalización, que nos ayudara a implantar unos módulos de formación cortos, dinámicos y prácticos. Los cursos prácticos son impartidos por los managers de proximidad y la función RRHH.

¿Cómo analiza el lugar que ocupan los RRHH en los proyectos de desarrollo de sistemas de información orientados a la experiencia del colaborador?

Un entorno de trabajo de tipo ‘digital workplace’ forma parte del rendimiento social de la organización y, por tanto, constituye un proyecto RRHH. Las direcciones RRHH deben asumir el tema e implicarse en él ya que los asalariados necesitan herramientas adecuadas que les acompañen en su día a día y quieren acceder a los datos que personalizados que les afectan. Hoy, hay que saber dosificar y estudiar qué tipo de datos debemos proporcionar de suerte que las informaciones que difundamos respondan a situaciones concretas que viven los empleados. Éstos deben sentirse reconocidos. Nuestro primer objetivo es ofrecerles servicios RRHH personalizados y un mejor entorno de trabajo, a lo que también contribuyen las soluciones de Sopra HR que ofrecen un espacio RRHH a colaboradores y managers.

Vivimos una época en la que la sobreinformación puede conducir a una sobrecarga mental. Y a nosotros, los RRHH, nos corresponde dosificar la información que suministramos y velar por el correcto equilibrio entre vida privada y vida profesional.

Utilizando las herramientas digitales, ¿el marketing RRHH tienta cada vez más a los RRHH para reforzar su marca de empresa?

Sí, cada vez hacemos más marketing RRHH. Ahora bien, hay que estudiarlo debidamente para que los colaboradores no pierdan sus referencias,  aún a riesgo de perder mucha energía para muy pocos resultados. Debemos responder a sus preocupaciones actuales y latentes, y anticipar sus cuestionamientos. Todavía no estamos en la fase de análisis de datos.

Hace 5 años, le habría respondido que la digitalización es sólo una oportunidad tecnológica, con el objetivo de desarrollar nuevas aplicaciones. Hoy estoy convencida de que es una forma de acompañar el cambio, ya que permite estrechar lazos con los empleados, facilitar su actividad diaria, informarles y asegurarnos de que están alineados con la empresa.

¿En su  opinión, cuáles son los escollos que debemos evitar en la digitalización?

Yo diría atención al respeto de la vida privada de los asalariados! Con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) podemos ayudar a los individuos a estar mejor protegidos frente a un uso abusivo de sus datos personales, pero la responsabilidad de la DRH es ir más allá de la simple certificación técnica de los datos . Hay que personalizar las herramientas de manera que incorporen las diferentes necesidades, pero sin infringir las reglas éticas de las que la función RRHH ha de ser garante en temas de gestión de datos personales.