Hacia una plataforma de servicios RRHH – Los nuevos retos del diseño arquitectónico: la interoperabilidad y la trazabilidad de los datos

El diseño arquitectónico de los Sistemas de Información de los Recursos Humanos (SIRH) es hoy en día una tendencia de fondo que responde a los nuevos retos, condicionantes y cambios propios de la función de Recursos Humanos. El diseño arquitectónico consiste en definir la arquitectura de los componentes de software, las funciones y los servicios que, en su conjunto, constituyen un todo coherente y operativo. Se trata de estructurar los componentes software y sus interacciones, desacoplándolos y haciéndolos interoperables. La trazabilidad de los datos y su uso son complementarios del diseño arquitectónico. Se trata de un área de creciente importancia tanto más si se quiere acompañar la evolución de los SIRH. Esta necesidad se deriva de varias circunstancias que afectan al sector de RRHH.

El nuevo contexto del RGPD

La primera circunstancia es la entrada en vigor, el pasado 25 de mayo, del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) que establece una serie de reglas destinadas a garantizar la protección de datos personales, en particular por parte de la empresa. Este reglamento europeo estipula especialmente que el uso de los datos personales y su tratamiento deben tener una finalidad concreta. El mantenimiento de un registro de tratamiento requiere la gestión de los flujos y el control de los procesos de acceso a los datos personales.

SIRH cada vez más multiformes

La segunda circunstancia de fondo es que los SIRH son cada vez más multiformes y multi-componentes. En una época que podemos considerar casi pasada, la mayoría de estos sistemas se estructuraban en torno a grandes ERP que ofrecían soluciones totalmente integradas. Éstas incluían todas las funcionalidades de gestión de RRHH, gestión administrativa y gestión de nómina, gestión del tiempo… Hoy en día, nos encontramos con un número cada vez mayor de aplicaciones en modo Software as a Service (SaaS) en el área de Gestión del Talento donde obtienen un gran éxito. Por otra parte, aparecen nuevas ofertas RRHH procedentes de start-up que se dedican, por ejemplo, al compromiso del colaborador, a la valoración de la calidad de vida en el trabajo, a la contratación, a la gestión por competencias, a la movilidad… Estas aplicaciones en modo SaaS, accesibles por internet y diseñadas por fabricantes especializados o por start-ups del ecosistema digital, están llamadas a convivir con las aplicaciones tradicionales de la empresa, las cuales suelen ser poco evolutivas o poco interoperables.

SIRH abiertos y accesibles en modo ‘multicanal’

Tercera circunstancia de peso: el SIRH se abre a muchos actores de la empresa, colaboradores, managers y responsables operativos, que desean acceder fácilmente y a distancia a los nuevos servicios RRHH de valor añadido desde múltiples herramientas: portátil, smartphone, tableta, PC… Este acceso multicanal, que se implementa de forma progresiva en las empresas, incrementa el reto de la trazabilidad por motivos a la vez legales y de calidad de servicio.

SIRH ágiles para una mejor calidad de los servicios y nuevos usos

Cuarta circunstancia: las direcciones de Recursos Humanos deben responder a numerosas expectativas por parte de todos los actores de la empresa para implementar nuevos servicios que respondan a nuevos usos.  La agilidad y rapidez requeridas en estos casos no deben menoscabar la exigencia de calidad del servicio. Esta exigencia se refiere a la calidad de los datos que se ponen a disposición o se gestionan en estos nuevos servicios, y a la coherencia funcional de los sistemas y usos propuestos, eventualmente distribuidos en las Business Units o en los departamentos de la empresa.

Datos RRHH numerosos y de tipos diferentes

Quinta circunstancia: los sistemas de información RRHH en sentido amplio, al integrar todos los subsistemas que lo forman así como todos los usos y canales de acceso, manejan una cantidad creciente de datos personales o de datos de uso, los cuales son de tipos muy diferentes y se presentan en formatos muy variados.

Hacia un diseño arquitectónico del SIRH en ‘plataforma de servicios’ 

Frente a todos estos factores, que van conduciendo la evolución del SIRH, la empresa debe implantar una serie de ‘buenas prácticas’ que le ayudarán a mejorar su agilidad y la seguridad de sus procesos de transformación. Lo que es indiscutible es que la clave está en el diseño arquitectónico, en la definición de sistemas funcionales homogéneos, en la gestión de la seguridad de los accesos, en la interoperabilidad y en la ‘APIzación’(*) de los componentes. Facilitarán la integración de los nuevos servicios y aplicaciones RRHH garantizando a la vez el control y la seguridad de la apertura del SIRH. El SIRH evoluciona hacia una plataforma de servicios, proponiendo un ‘zócalo’ de gestión de las bases RRHH de la empresa, estables y normalizadas, servicios aplicativos especializados en las principales funciones de gestión RRHH y nómina, y servicios de negocio complementarios que se adaptan continuamente a los nuevos usos.

Dicho esto, una gestión controlada del diseño arquitectónico de los SIRH es la condición necesaria para una experiencia del colaborador funcionalmente coherente, basada en una serie de servicios RRHH accesibles a demanda.

API Management, una clave posible  para el diseño arquitectónico de los SIRH

El gran reto para los departamentos RRHH será garantizar la coherencia global de esas soluciones multiformes y multicanal dentro del sistema de información RRHH. El control del nuevo sistema de información RRHH implica también la puesta en práctica de principios y herramientas que aseguren la trazabilidad de los accesos y del uso de esos datos y servicios RRHH.

Si bien es cierto que la reciente RGPD exige un control del uso de los datos, dicho control se explica también por otro motivo: la calidad del sistema de información es un reto crucial. La vigencia de los datos, las responsabilidades de gestión de los datos durante su ciclo de vida, la no duplicación de los servicios de negocio para necesidades funcionales similares, la lucha contra el shadow IT de la función RRHH dentro de una organización descentralizada favoreciendo al mismo tiempo la apertura controlada a sistemas terceros… son otras tantas necesidades.

Entre las posibilidades existentes -procesos organizativos y tecnologías asociadas- destinadas a facilitar la gestión de ese SIRH, que de ahora en adelante será híbrido, la API Management puede poner a disposición de las DSI y de las DRH un abanico de herramientas y procedimientos que ayudarán desarrollar, publicar y gestionar las APIs, pero también contribuirán a su consumo por parte de sistemas terceros.

La API Management puede ofrecer medios complementarios de protección de APIs, administración de accesos, optimización de rendimientos…, respetando los contratos de servicios definidos entre los componentes aplicativos y la necesidad de coherencia entre diferentes versiones de una misma API.

Pero, además y sobre todo, la API Management puede ser un elemento prioritario para trazar y medir el uso real de los datos y servicios RRHH de la empresa. La trazabilidad que se implemente debe ser funcional ante todo, no sólo técnica. De esta forma podrá contribuir al respecto por parte de las empresas de sus obligaciones normativas así como al control y mejora continua de la calidad de su nuevo SIRH.

 

(*) API: Application Programming Interface