La clave del éxito de los proyectos de ‘digital RH’ es el acompañamiento

Un dispositivo de acompañamiento adaptado a la cultura de empresa

La digitalización implica la instalación de herramientas RRHH y su adopción por parte de todos los colaboradores. Actualmente, se está dando una fuerte tendencia a la descentralización del SIRH en numerosas organizaciones. De esta forma, cada colaborador puede acceder a la información RRHH que le corresponde, desde cualquier lugar, en cualquier momento y a través de cualquier soporte (tableta, smartphone, ordenador, etc.).

Por su parte, el manager también tiene la posibilidad de consultar la cartografía de datos RRHH correspondientes a su equipo y disponer de herramientas de ayuda a la decisión y la gestión en tiempo real. Esto es un cambio importante a la hora de compartir y garantizar la transparencia de los datos, pero también supone una mayor rapidez en los intercambios y análisis dentro de una organización.

Digitalización de las herramientas e impacto en el funcionamiento RRHH

Es esencial acompañar a todos los colaboradores y managers en la puesta en marcha de estas nuevas prácticas y de estos nuevos usos destinados a facilitar el acceso a los datos RRHH. Para llevar a cabo esta transformación, hay que reexaminar las buenas prácticas de común de la información y recordar también las reglas de comunicación.

El uso de herramientas digitales es ya habitual entre los empleados, que tienen sus propias herramientas personales digitales desde hace años. Sin embargo, a pesar de estos hábitos, los colaboradores deben aprender a usar estas herramientas en un contexto profesional teniendo en cuenta, además, que el área de los recursos humanos es especialmente sensible.

Antes de empezar el proyecto de digitalización, es necesario trabajar con la empresa cliente en la llamada ‘fase de estudio previo’ para identificar los principales impactos que produce el acceso al SIRH por parte de diferentes categorías de población interna. Hay que estudiar con detalle el impacto en cada colectivo de estos nuevos usos, tanto en la actividad diaria como a largo plazo. En efecto, las repercusiones en los procesos de RRHH pueden ser múltiples en términos de confidencialidad, trazabilidad o, incluso, en la misma relación con la función de RRHH.

Un dispositivo de formación y comunicación adaptado a la cultura de empresa

La gestión del cambio se prepara bastante antes de que arranque el proyecto y empieza con una fase de recogida de información sobre el funcionamiento y la cultura de la empresa. Con frecuencia, es preciso trabajar en estrecha colaboración con otros servicios y, en especial, con el de Comunicación, para que los mensajes se transmitan correctamente, a través de los canales y medios de comunicación existentes o creándolos nuevos.

En las reuniones preparatorias, hay que organizar y dar prioridad a los momentos de intercambio sobre temas de comunicación. Esta fase inicial es fundamental para el éxito del proyecto. Acompañar el cambio es, en parte, comunicación y, en parte, formación. Puesto que el objetivo es que todos los colaboradores den su apoyo al proyecto, hay que impregnarse de la cultura de empresa y de su semántica para producir un ‘estudio previo’ ajustado a su ADN, que será la base para un acompañamiento totalmente personalizado. De esta forma, se respetan los valores de la empresa.

Para este tipo de proyecto, es esencial recurrir a herramientas digitales variadas en función de las opciones y del nivel de cultura digital de las empresas: e-learning, videos, tutoriales personalizados, web conferences,… como complemento de los soportes tradicionales. El objetivo es conseguir que los colaboradores utilicen lo antes posible esas herramientas. Para acelerar la formación de los colaboradores, las herramientas de aprendizaje utilizadas deben responder a sus expectativas y costumbres. Los videos, por ejemplo, permiten compartir testimonios o presentar una nueva herramienta. Hay que motivar a los colaboradores para que su interés por la herramienta facilite su adopción.

Los colaboradores ‘piloto’ o ‘early adopters’ pueden convertirse en referencias y en relés internos para promover las nuevas herramientas.

Los colaboradores y los managers adoptarán una nueva forma de gestionar y compartir la información de recursos humanos, que supondrá ahorro de tiempo, más flexibilidad y una mejora en la experiencia diaria del colaborador.