La digitalización de los documentos RRHH es ineludible

Hoy en día, la arborescencia de las clasificaciones está bien orquestada y se organiza en secciones y subsecciones, cubriendo así todas las situaciones familiares y profesionales de los empleados o de los agentes. Por ejemplo, se puede crear una sección de contratación con sub-secciones para agentes titularizados o no. Los expedientes digitales de los colaboradores siguen el plan de clasificación de la empresa para la que trabajan. Generalmente, las empresas conservan los documentos administrativos de recursos humanos hasta un año después de la salida de los empleados y luego los archivan.

Las empresas han optado claramente por la digitalización de los documentos de recursos humanos.

8empresa, los recibos de nómina, los contratos de trabajo, las cláusulas adicionales, las entrevistas anuales, pero también para guardar documentos personales.

Numerosos actores del mercado proponen servicios en línea para guardar los documentos. Sin embargo, su modelo económico evoluciona: este año, el número de proveedores que se encargan de alimentar la caja fuerte se ha limitado. Un empleado que quiera utilizarla para otro tipo de servicios -por ejemplo, la gestión de sus facturas telefónicas o el acceso a sus extractos bancarios digitalizados- deberá pagar una suscripción.

Se trata de una verdadera revolución que empieza a formar parte de los usos y costumbres. Inicialmente, los empleados eran más bien reticentes a la digitalización de los recibos de nómina, pues consideraban que el papel, por ser tangible, era un valor más seguro. El Código Laboral ha contribuido a cambiar las mentalidades y ha permitido también que estos usos se amplíen a otros servicios externos de la empresa.

Un expediente RRHH centrado en el colaborador

En el sector privado, cada empresa elije su plan de clasificación. Los expedientes digitales ya existen en los sistemas RRHH, en la parte de gestión electrónica de documentos (GED). Hoy en día, las empresas van más lejos: alimentan los datos de negocio y centralizan toda la información relativa al colaborador. Mediante la búsqueda de palabras clave, se puede extraer cualquier dato útil para el usuario o para aplicaciones específicas. Las diferentes aplicaciones que gestionan, por ejemplo, la contratación o la gestión del tiempo, transfieren sus datos al expediente digital. También existe una caja fuerte de la empresa cuya finalidad es archivar todos los recibos de nómina de los colaboradores.

Los servicios RRHH transmiten todos los datos a las cajas fuertes digitales de cada colaborador, pero conviene recordar que el sistema RRHH no puede en ningún momento acceder directamente al contenido de la caja fuerte del colaborador.

Una pieza clave del ‘Core HR’

El expediente digital de recursos humanos es una pieza clave del ‘Core HR’, del sistema de información de RRHH, en la medida en que permite la interoperabilidad con todas las aplicaciones externas. De forma especial, asistimos hoy en día al desarrollo del uso de la firma digital. Se han desarrollado también métodos de identificación especiales que certifican un documento en una fecha determinada e impiden que dicho documento pueda ser modificado posteriormente. En el expediente digital RRHH se guardará un documento firmado que podrá ser, por ejemplo, una cláusula adicional del contrato laboral.

El expediente digital RRHH está siendo una fuerte tendencia en todas las empresas. Sin embargo, antes de su implementación, es necesaria una aculturación a la tecnología digital y a la digitalización de los procesos de RRHH. Las empresas están dando ese paso ya que los documentos digitalizados no sólo garantizan la seguridad de los datos y el cumplimiento regulatorio -se evita fraudes porque están sellados- sino que además reducen fuertemente los costes en relación con el papel e incrementan la productividad del servicios RRHH. El desarrollo de la tecnología ‘blockchain’ (*), que va a facilitar la certificación, debería por lógica acelerar esta digitalización.

(*) Una ‘blockchain’  o ‘cadena de bloques’ es una base de datos distribuida cuyos datos, enviados por los usuarios, son verificados y agrupados a intervalos regulares en bloques, securizados mediante criptografía, formando una cadena.