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Los retos de la implementación de una plataforma de Learning Management System con Cornerstone

La ruptura de los modelos económicos inducida por las nuevas tecnologías conduce ineluctablemente a un replanteamiento de los conocimientos y, por tanto, del mundo del trabajo. Hay que rediseñar y evolucionar los servicios y productos para responder a las expectativas de los clientes en una era cada vez más digitalizada. Las empresas tienen que adaptarse continuamente si quieren seguir en la carrera de la innovación y aportar valor añadido en su sector de actividad. Por otra parte, deben afrontar la competencia de numerosas start-up resueltamente rupturistas.

Por tanto, la clave del éxito de las organizaciones radica en su capacidad para ser ágiles y conseguir que sus colaboradores evolucionen con rapidez, gracias a una ‘formación casi permanente’, adaptándose así a las exigencias de los nuevos modelos económicos.

Sería una pena no aprovechar el avance tecnológico de las plataformas LMS (Learning Mangement System). Para responder a esta preocupación, la plataforma LMS del fabricante de software Cornerstone Ondemand, líder de su mercado, resulta francamente apropiada. Hay que tener experiencia en la implementación para adaptar la solución a los contextos y retos de la empresa.

Accesibilidad ATAWAD (*) y  personalización de contenidos

Las plataformas LMS disponibles en la nube apoyan el aprendizaje y el desarrollo de competencias facilitando el acceso para todos los colaboradores. Pueden utilizar con facilidad las herramientas y ‘tener mano’ en su devenir profesional: se convierten en actores de su propio desarrollo y se implican concretamente en el éxito de su organización. La plataforma, parametrizada para la empresa, permite abrir cursos en línea para poblaciones definidas, agrupar módulos de aprendizaje por temáticas o constituir itinerarios de aprendizaje específicos y personalizados en función de las necesidades de cada colaborador. Esta gestión de formación optimizada permite un mejor ajuste a los requisitos estratégicos de la empresa y a los deseos de los colaboradores. Está estructurada desde un enfoque centrado realmente en el colaborador; las empresas que no tienen este planteamiento suelen adolecer de déficit en su imagen de marca.

Una nueva postura del management

Los managers deben adoptar una postura de coach y conocer muy bien la plataforma para poder hacer propuestas interesantes en cuanto a modalidades de aprendizaje y contenidos para sus equipos. Deben fomentar la búsqueda de información y facilitar los diferentes aprendizajes que pueden ser visuales, auditivos o incluso experimentales.

Además, las plataformas facilitan la comunicación con los educandos, los cuales pueden formular preguntas directamente al formador o a sus pares, obteniendo respuestas fácil y rápidamente. Todos los intercambios y todos los datos quedan guardados de forma segura.  No se pierde ninguna información.

Trazabilidad de las acciones de formación

Por otra parte, las plataformas LMS tienen la ventaja de ser verdaderas herramientas de rendimiento para los responsables de formación y los managers. Éstos tienen ahora la posibilidad de operar la trazabilidad de los aprendizajes. También pueden adaptar las modalidades de formación en función de los perfiles y, de esta forma, aumenta la implicación y disminuye el porcentaje de abandono ‘natural’ de los colaboradores. Los responsables de formación pueden reconstruir fácilmente los itinerarios, analizar el porcentaje de éxito y fracaso de cada programa de formación y, consecuentemente, rectificar. Suscitar la motivación y la eficacia gracias a programas adaptados y refrendados es un camino seguro hacia el éxito.

Los managers tienen también la posibilidad, apoyándose en su reporting eficaz, de evaluar los métodos que funcionan y analizar la tasa de mejora  de sus equipos. Disponen de cuadros de análisis cruzados dinámicos en función de la parametrización que desean. La plataforma dispone también de un ‘Cost center’ que agrupa información relativa a las acciones de financiación de la formación, lo que les permite controlar su presupuesto.

Una implementación rápida

Las plataformas LMS cambian radicalmente la manera de consumir la formación y de gestionarla. Su implementación es especialmente rápida puesto que una empresa puede disponer de una herramienta parametrizada y personalizada a la medida de sus necesidades en menos de tres meses. Una primera fase consiste en especificar las necesidades de la empresa, transmitirle las buenas prácticas y presentarle la plataforma estándar; luego se le propone un prototipo que corresponde a sus expectativas.

Con el fin de crear la propia base de la empresa es preciso formar diferentes unidades organizativas para estructurar la oferta, fiabilizar la implementación y entender la arquitectura organizativa del cliente. Los términos son técnicos: por ejemplo, hay que definir la posición del educando en su actividad, la clasificación de la empresa, el nivel… Luego, viene una fase de validación cuyo resultado será la confirmación del proceso final que el cliente podrá aprobar. De esta forma, el proceso que se ha definido guiará la fase de configuración del sistema.

La ‘aceptación’ del cliente será el periodo durante el cual podrá probar todas las funcionalidades y los diferentes escenarios, dominar la herramienta y verificar que responde totalmente a sus expectativas. Debe comprobar que todas las funcionalidades que ha decido activar cumplen con lo esperado. Por ejemplo, el respeto de las diferentes etapas de un proceso de validación. Esta fase de pruebas puede durar entre 2 y 4 semanas. La ‘aceptación’ es una fase importante para el éxito del proyecto. Durate dicha fase la calidad de la plataforma debe ser validada antes de la apertura definitiva del portal para los colaboradores. La fase de prueba suele desarrollarse con el equipo del proyecto.

Se sabe que algunos clientes optan por implementar un perímetro reducido de la plataforma con el fin de garantizar la eficacia; sólo una categoría de usuarios puede acceder a esa parte -por ejemplo, el módulo de gestión de e-learning- antes de abrirla completamente. ¡La clave del éxito reside en proceder etapa por etapa, sin dejar nada en manos de la casualidad!

 

(*) Any Time, Any Where, Any Device = en cualquier momento, en cualquier lugar, desde cualquier dispositivo.