Tendencias de la Robotic Process Automation (RPA) en RRHH

La RPA (Robotic Process Automation), muy conocida por las direcciones de sistemas de información, interesa también ahora a las funciones de soporte y especialmente a la función RRHH para la automatización de los procesos de negocio. Actualmente, las soluciones RRHH empiezan a utilizarla para “encadenar” el ciclo de nómina, posnómina y publicación, gracias a la robótica.

La RPA representa tradicionalmente una importante palanca de rendimiento de inversión en las funciones de back-office de gestión. A partir de ahora, una nueva generación de RPA, con bots integrados, puede responder a las necesidades de los usuarios finales en un entorno digital, global, multiaplicaciones y omnicanal.

La RPA para un proceso RRHH optimizado

Por ejemplo, la RPA puede automatizar el caso práctico de un colaborador que acaba de casarse y debe informar de ello a su empresa. Bastará con que escanee su certificado de matrimonio. Gracias a los robots de tipo RPA, la solución analizará e identificará ese documento para extraer los datos útiles, alimentar los correspondientes procesos de negocio y clasificar el documento como justificante. Gracias a las recientes innovaciones en análisis semántico, los robots son capaces ahora de reconocer y recuperar los datos de un documento de tipo RRHH (CV, justificante de domicilio, certificado de nacimiento…) y, de esta forma, iniciar un expediente en el sistema de información RRHH y rellenar la aplicación de gestión de nómina. De esta forma, el servicio RRHH evita tener que introducir datos, acción que siempre conlleva riesgo de error. La integración de la RPA en las aplicaciones RRHH puede ayudar considerablemente a actualizar los expedientes de los colaboradores y a recoger los datos necesarios.

Este tipo de automatización, que utiliza la inteligencia artificial, representa un ahorro de tiempo para la función RRHH, que puede ahora concentrarse en tareas de elevado valor añadido y en las relaciones humanas.

RPA, una respuesta a los intercambios entre aplicaciones

Hasta ahora, el SIRH (Sistema de Información de Recursos Humanos) tenía muy pocas funciones de apertura o “interacciones” con las otras aplicaciones. Ahora bien, actualmente, es necesario recurrir a una verdadera apertura funcional, más amplia y ágil, que responda a las necesidades del ‘SIRH ampliado’.

Esto se debe a que la función RRHH recurre cada vez más a servicios procedentes de aplicaciones diferentes y especializadas, a la vez que se preocupa por que el colaborador tenga una experiencia óptima. El recorrido ideal de un usuario es aquel que permite una navegación transparente y el traspaso de los datos de una aplicación a otra.

A partir de ahora, la RPA va a automatizar estos intercambios entre aplicaciones y será clave en términos de eficacia.

Interoperabilidad e inteligencia artificial al servicio de la RPA

La automatización de las interacciones entre aplicaciones se ve muy facilitada si las aplicaciones son capaces de abrirse y consumir datos y servicios a través de las API. La interoperabilidad es una potente palanca del RPA tanto más cuanto que los bots operan de forma poco intrusiva para los SI existentes, lo que permite además una implementación rápida y poco costosa.

La otra palanca fuerte del RPA es la inteligencia artificial mediante la cual los bots pueden ejecutar tareas cada vez más complejas que requieren el diseño de escenarios varios o grandes volúmenes de conocimientos.

Impacto organizativo y humano de la RPA

Un bot es un robot del mundo digital. Básicamente, es código que puede funcionar con agentes conversacionales (Chatbots), que solicita servicios transaccionales de negocio (Web Services) y servicios inteligentes (Cognitive Bots). La flota de bots se puede denominar la Digital Workforce. No es en absoluto autónoma y es necesaria la acción humana para programarla, rellenarla e inyectar nuevos datos. El Deep Learning (o el autoaprendizaje de los bots) no está todavía generalizado en el campo de aplicación RRHH, aunque sería conveniente que lo estuviera habida cuenta de la sensibilidad de este ámbito. Los bots son los aliados de lo humano y a la inversa.

Para gestionar esta Digital Workforce y gestionar los bots, siempre comprometidos y carentes de emoción, es indispensable el modo Command & Control. Es fundamental acompañar el cambio en la organización del trabajo para que los humanos y los bots colaboren con eficacia. La trazabilidad de la acción de los bots es necesaria para instaurar confianza. Los mecanismos de delegación son sensibles y se deben aplicar con discernimiento según la madurez de los bots. La adopción de los bots dependerá de su eficacia en las tareas que se les confía y de la confianza que inspiren.

Evolución e impacto en la función RRHH

Los bots, que son los nuevos actores del mundo digital, interactúan con las aplicaciones al estilo humano. Esto abre nuevas perspectivas pero alimenta a la vez temores legítimos. El desarrollo ineluctable de esta Digital Workforce impacta en la organización del trabajo y en el negocio. Más vale anticipar y prepararse para integrar los avances tecnológicos que sufrirlos. Por supuesto que, actualmente, existe mucha desconfianza natural ante la difusión y la utilización de la inteligencia artificial en las empresas, especialmente por parte de la función RRHH. Pero también se puede considerar que la IA es una oportunidad de mejora de la productividad y que el usuario puede concentrarse en su actividad propiamente dicha y en la innovación.

Ninguna empresa puede escapar a la ola de la transformación digital que implica el replanteamiento de toda la organización del trabajo y de la función de cada persona. La función RRHH debe revisar los procesos de negocio, optimizarlos, detectar las dificultades y los puntos de mejora con el fin de aprovechar al máximo las funciones de los bots.

Todo proyecto RPA requiere una gestión del cambio en todas sus dimensiones humanas y organizativas. Una transformación en la que RRHH debe ser clave.