Fonction RH : la crise sanitaire lève les freins à la digitalisation

S’il est un domaine dans lequel la crise sanitaire aura joué un rôle d’accélérateur, c’est bien celui de la digitalisation de la fonction ressources humaines. En témoigne le 4e baromètre Sopra HR / L’Usine Digitale 2021 qui confirme, chiffres à l’appui, un recours sans précédent aux outils numériques.

La Covid-19 a donné un coup d’accélérateur inédit à la digitalisation de la fonction RH. Si on pouvait s’en douter au vu de l’évolution des pratiques professionnelles observées depuis le printemps 2020, le baromètre ‘Digital & RH’ Sopra HR / L’Usine Digitale 2021 (1) vient clairement confirmer la tendance.

« La crise sanitaire a permis une prise de conscience de l’intérêt et des opportunités liées aux solutions digitales RH. Les organisations ont fait preuve de beaucoup d’agilité pour appréhender de nouveaux outils », observe Véronique Montamat, Directrice marketing et communication chez Sopra HR Software.

Les tâches de gestion (paie et déclaratifs, absences et planification), qui restent les plus concernées par l’utilisation d’outils digitaux RH, sont encore davantage citées par rapport à l’édition de 2020 du baromètre. « Ce sont des activités dont on parle peu, mais qui assurent le quotidien. Avec la crise, elles sont devenues vitales pour les entreprises. On est ici dans le cœur du réacteur, avec les besoins d’équipement qui en découlent », observe Véronique Montamat.

Transformation de modes opératoires

La formation, la communication RH et les processus d’évaluation et de performance sont également mentionnés de manière plus importante cette année, et chacun par au moins la moitié des répondants, comme domaines dans lesquels les outils digitaux sont mobilisés. « Le mode opératoire de la formation a été transformé, les besoins de communication RH ont été démultipliés. Certaines entreprises se sont retrouvées en grande difficulté pour communiquer à distance avec leurs collaborateurs et ont dû user de solutions alternatives, comme les coffres forts numériques salariés pour les bulletins de paie, ou les portails RH », rapporte Véronique Montamat.

Toujours concernant les domaines RH impactés par l’utilisation des outils digitaux, on constate que les recrutements externes et la mobilité interne sont moins cités par rapport à l’année dernière. Probablement en raison des effets économiques de la crise sanitaire. Logiquement, l’impact du digital sur l’organisation RH se mesure d’abord dans le déploiement du télétravail (81% des répondants), suivi de l’organisation du support aux collaborateurs (à 79%, + 13 points) et des nouvelles missions et compétences de la fonction RH (à 75%, + 6 points).

Performance et accompagnement

Les solutions digitales RH permettent, selon plus de 6 répondants sur 10, d’améliorer la performance (+ 9 points par rapport à l’an passé, en particulier pour le secteur du commerce et de la distribution) et d’accompagner le travail à distance (en particulier pour le secteur de la banque, finance et des assurances). Pour 44% des entreprises, elles sont aussi un moyen d’assurer un suivi personnalisé et de mieux connaitre les attentes des salariés. C’est 19 points de plus que l’an dernier.

Du côté des freins aux solutions de digital RH, 4 décideurs sur 10 interrogés estiment que les outils actuels et les systèmes d’information ne sont pas suffisamment adaptés. C’est 5 points de moins qu’en 2020. Le manque de moyens financiers est souligné par un tiers des répondants (- 4 points, notamment pour les TPE/PME), ainsi que le manque de ressources et de compétences en interne (- 6 points, en particulier pour le secteur public). On constate également beaucoup moins de freins du management (- 15 points) et des directions générales (- 18 points).

Les risques du télétravail généralisé

La généralisation du télétravail à grande échelle a accéléré la prise de conscience des entreprises face aux risques liés à la cybersécurité (58%, + 9 points), en particulier parmi les TPE/PME.

Elle a également mis en exergue les risques de dérives liés au déploiement de solutions digitales RH. Ces risques concernent avant tout les relations humaines. Le manque de contact humain / la déshumanisation des process arrive en première position tout comme en 2020 (à 70%). L’augmentation du stress lié à l’hyperconnexion est citée de manière plus modérée, mais en hausse de 9 points cette année. Dans ce contexte particulier, la protection des données individuelles passe au second plan et baisse de 12 points.

Des investissements digitaux RH en hausse

Les investissements financiers en faveur des solutions digitales RH ont augmenté pour un tiers des répondants en 2020 et vont augmenter pour 4 répondants sur 10 en 2021 (en particulier pour les entreprises utilisant ces solutions pour réaliser des formations). Seuls 7% des entreprises prévoient une baisse du budget dédié à ces outils, preuve de l’importance prise par ce sujet en temps de crise.

Pour accompagner la gestion des ressources humaines, 8 entreprises sur 10 ont déjà mis en place des outils collaboratifs. La dématérialisation de documents RH se hisse en deuxième position des projets les plus prioritaires (mis en place ou en cours selon 88% des répondants, + 7 points). Deux nouveaux sujets font leur entrée dans ce classement cette année, pris en considération par les fonctions RH pour le compte de l’entreprise : le déploiement des outils collaboratifs est déjà mis en place ou en cours et le réseau social d’entreprise (pour 94% et pour 81% des répondants).

On observe finalement la progression de tous les sujets, aussi bien les sujets plus techniques, comme le déploiement du Self-service RH pour 79% des répondants (+19 points), de la Digital Workplace pour 69% (+9 points) et même des Chatbots RH avec 31% (+6 points), ainsi que les sujets plus centrés sur l’Humain, comme les projets de solutions digitales au service de l’engagement (59%), de la QVT (45% +12 points), de la Responsabilité Sociétale de l’Entreprise (RSE) (41% +13 points). « A marche forcée, les DRH tirent enfin parti du digital pour gagner en performance et repenser l’expérience collaborateur » conclut Véronique Montamat.

Pour accéder à l’étude complète ‘Digital & RH’ 2021

Voir également cette tribune sur le site de L’Usine Digitale

(1) Baromètre ‘Digital & RH’ Sopra HR / L’Usine Digitale 2021, réalisé du 19 novembre au 18 décembre 2020 auprès de 267 décideurs des ressources humaines, des systèmes d’information RH et du digital, via un questionnaire auto-administré en ligne.