La dématérialisation des bulletins de paie et des documents RH devient une évidence !

Face à la multiplication des obligations légales et à la complexité de leur mise en œuvre, la tendance forte est à l’externalisation de la gestion informatique des RH. Cette externalisation s’accélère pour la gestion de la paie depuis la mise en place des nouveaux modèles de bulletins simplifiés remis aux salariés. Depuis le 1er janvier 2018 (ou depuis le 1er janvier 2017 pour les employeurs avec plus de 300 salariés), les bulletins de paie doivent en effet être plus lisibles pour les salariés, grâce à un regroupement des cotisations par risque couvert, un regroupement des contributions dues par l’employeur, et la suppression et l’ajout de certaines mentions. Cette simplification du bulletin de paie est également propice au passage à la dématérialisation des fiches de paie, encore facultative mais fortement incitative par la loi de janvier 2017, puisque l’employeur peut choisir de dématérialiser le bulletin de paie, sauf refus explicite du salarié alors que, précédemment, il fallait l’accord préalable du salarié.

La dématérialisation des bulletins de paie, voire de tous les documents administratifs, s’inscrit dans la tendance plus profonde de digitalisation de la fonction RH. Elle représente effectivement une réponse aux entreprises, toujours en quête de gains de productivité, de moyens d’harmoniser et de fluidifier l’ensemble des processus et de se recentrer sur les collaborateurs en les mettant au cœur de leur politique.

Coffre-fort numérique et signature électronique, l’association gagnante

La digitalisation de la fonction RH est notamment mise en œuvre au travers du coffre-fort numérique employeur, service RH dématérialisé qui facilite la gestion administrative et opère une traçabilité des opérations et transactions. Il permet de recueillir en un même lieu l’ensemble des données des collaborateurs. Les gestionnaires RH possèdent un accès unique à leur coffre-fort employeur.

La numérisation gagne davantage en valeur avec la diffusion de la signature électronique sécurisée. Les documents publiés dans le coffre-fort numérique sont désormais authentiques et constitutifs de preuve. A partir de n’importe quel ordinateur ou autre outil digital (tablette, smartphone), il est devenu possible de ‘contractualiser’ à distance. La signature électronique représente ainsi un réel gain de temps pour les DRH qui n’ont plus besoin de faire circuler les contrats au format papier en interne ou d’envoyer les différents échanges par courrier.

Fiabilité, traçabilité, accessibilité et archivage sont garantis aux salariés

Grâce au coffre-fort numérique intégré à son compte personnel d’activité (CPA), les salariés ont la possibilité de consulter tous les bulletins de paie numériques qui auront été émis par leurs différents employeurs, ainsi que de tracer et d’archiver tous les documents RH dans leur espace nominatif et sécurisé. Les espaces de stockage sont garantis pendant plus de 50 ans par la Caisse des Dépôts et des Consignations et des réflexions sont en cours pour étendre la durée à 75 ans.

Force est de constater, chez nos clients, que certains salariés ont encore un peu de mal à accepter l’idée que leurs bulletins de paie dématérialisés ont la même valeur juridique que les documents papiers et 40% d’entre eux continuent de les imprimer. Cependant, les jeunes générations, ‘internet natives’, adoptent volontiers le bulletin de paie dématérialisé, car ils en apprécient l’instantanéité dans la remise et l’accessibilité à tout moment depuis leur smartphone. Il est inéluctable que nous nous orientons très rapidement vers une gestion électronique totale pour l’ensemble des documents RH légaux.

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) conforte aujourd’hui les DRH dans le choix de la dématérialisation, car une protection des salariés est assurée quant à l’utilisation de leurs données personnelles Les systèmes sont de plus en plus sécurisés avec des données cryptées et une anonymisation. Grâce au coffre-fort numérique, la conformité réglementaire est simplifiée

Réduction des coûts et de l’empreinte écologique

Le passage au numérique permet bien sûr aux entreprises de réaliser également de nombreuses économies, notamment en fourniture papier, impression, mise sous pli et affranchissement. Les coûts liés à l’acquisition d’un espace de stockage sont moindres et diminuent rapidement en fonction du nombre de documents ou bulletins de paie émis. De plus les entreprises diminuent leurs coûts et leur temps de traitement et de stockage des données et améliorent leur productivité.

Enfin, la dématérialisation des documents administratifs RH s’inscrit également dans les enjeux de protection de l’environnement et développement durable en permettant de diminuer l’empreinte écologique de l’employeur et des salariés. Ce positionnement peut améliorer ainsi l’image de l’entreprise, en valorisant son engagement de Responsabilité Sociétale, et contribuer à renforcer sa marque employeur !