L’arrivée des bots dans la fonction RH

Nous ne sommes pas en pleine science-fiction mais dans un présent en pleine révolution

Souvent, sans le savoir, nous sommes déjà envahis par les ‘bots’ ou robots. Facebook a annoncé que 34 000 bots avaient été créés depuis le lancement en avril dernier d’une interface de programmation exclusivement dédiée à ces intelligences artificielles. Ainsi au fil de vos discussions en ligne (chat, sms…), vous pouvez commander un billet de train, réserver un uber ou vous faire livrer un repas via des bots, sans quitter l’interface de la messagerie. En complément, un chatbot peut générer des réponses automatiques pour vous conseiller de l’achat jusqu’au paiement, toujours au sein de la même fenêtre de conversation.

Microsoft et Google ne sont pas en reste puisqu’ils ont également lancé en 2016 leur plateforme de développement de bots. Microsoft revendique 45 000 développeurs utilisant Microsoft Bot Framework et Google a fait l’acquisition de la start-up californienne API.ai revendiquant plus de 60 000 développeurs utilisateurs.

Ces mini-applications embarquées, qui se généralisent dans le B2C, se répandent également dans les solutions B2B. Différentes familles de robots investissent dorénavant les back et front offices d’applications de gestion d’entreprise.

Le domaine des RH commence à s’en saisir pour renforcer l’excellence opérationnelle et l’agilité de processus souvent rythmées par des cycles, structurées par du réglementaire. Nous sommes ici dans le domaine de l’automatisation des processus ou  ‘RPA’ (Robot Process Automation) pour le back-office.

Ils peuvent également enrichir l’expérience utilisateur, échanger dans un langage de plus en plus naturel pour vous aider dans vos recherches, en trouvant ou en construisant des réponses ciblées et de plus en plus pertinentes. Vous êtes ainsi en interaction avec un chatbot qui peut se transformer en véritable assistant RH virtuel. S’appuyant sur une base documentaire, il pousse la politique RH adaptée à votre profil Collaborateur. Il peut également vous aider à naviguer dans votre espace RH pour trouver le service en relation avec votre demande. La dernière génération de bots va encore plus loin. En analysant vos données ou celles de vos collaborateurs, ils peuvent vous suggérer des actions opérationnelles, managériales ou RH. Bienvenue dans le monde des HR bots !

Nous ne sommes pas en pleine science-fiction mais dans un présent en pleine révolution. Prenons un  exemple : Slack est une plateforme collaborative, très agile et très populaire chez les start-ups. Le point d’entrée ressemble à un chat avec différents channels (groupes d’échanges) : un général pour l’ensemble de la communauté, et d’autres accessibles seulement à un sous-ensemble de membres ou réservés à un sujet. Jusque-là, rien de nouveau ! Mais si vous ne pensiez interagir qu’avec des humains, vous pourriez être surpris. Certains channels sont animés par des bots. Bienvenue dans le monde des slackbots prompts à vous aider, à anticiper vos questions et à vous répondre.

En allant sur le catalogue de bots proposés (www.slack.com/apps), vous pouvez découvrir un ensemble de mini-applications déjà existantes et disponibles, notamment pour certains usages RH.

Ces HR bots ne sont pas réservés aux utilisateurs de Slack. Ils se retrouveront bientôt dans nos boîtes mails, dans nos outils de chat, dans nos applications métiers. Les utilisateurs pourront les découvrir au fil l’utilisation de futures applications RH.

Par exemple, vous êtes DRH et vous dialoguez en chat avec votre groupe de discussion RH. Vous émettez l’idée d’organiser une réunion. Un HR bot apparaîtra pour vous suggérer des dates potentielles possibles pour tous les participants du groupe de discussion RH. Il aura de lui-même lu et interprété les échanges par utilisation de l’analyse sémantique. Il aura regardé l’agenda de tous les participants. Il pourra prendre part à la discussion pour pousser ses suggestions.

Par exemple, vous êtes manager RH et vous ouvrez un mémo pour noter une action à réaliser. Par exemple, penser à inscrire en formation un collaborateur. Un HR bot veille. Il pourra interpréter le mémo pour vous inciter à aller plus loin dans votre action RH. Il cherchera les compétences requises pour la tenue du poste du collaborateur, prendra connaissance de ses dernières évaluations, mesurera l’écart et cherchera dans des catalogues de formation internes ou externes le bon cursus pour le faire monter en compétence. Il vous proposera de mémoriser cette action pour la pousser au meilleur moment : la veille de la réunion planifiée dont il aura pris connaissance dans votre agenda professionnel ou lors de la  prochaine évaluation du collaborateur.

Par exemple, vous êtes manager et vous devez  élaborer un contrat de travail pour un nouvel embauché. À partir des informations connues du futur collaborateur et de sa mission, un HR bot vous proposera les meilleures modalités contractuelles adaptées à cette situation.

Par exemple, vous êtes collaborateur et vous planifiez vos congés. Un HR bot analysera votre demande au regard du planning de votre équipe. Il pourrait, si la sécurité l’autorise, regarder votre agenda familial et vous suggérer les meilleures dates incluant ou pas les périodes scolaires. Il n’oubliera pas, après analyse de votre profil familial, de vous pousser également des suggestions de destinations de vacances.

Par exemple vous êtes manager et vous organisez une réunion dans votre calendrier Outlook, réunion qui implique un déplacement. Un HR bot s’occupera de vos billets de train et de votre hôtel en lien avec la politique de déplacement de votre entreprise. Il pourrait également réserver un restaurant pour vous et votre interlocuteur comme une conciergerie virtuelle, sans oublier de vous faire parvenir à tous les deux les modalités d’accès.