Le changement vers l’outsourcing

Focus sur les trois niveaux de services d’externalisation

Le contexte d’évolutions législatives fréquentes et complexes et leur fort impact sur les Systèmes d’Informations obligent les entreprises à avoir une expertise de plus en plus pointue à la fois sur le réglementaire RH et sur l’urbanisation de leur SI. Ces deux activités n’étant pas leur cœur de métier, l’externalisation de la paie séduit de plus en plus d’entreprises.

Sécuriser la mise en place de la DSN, du compte personnel d’activité, de la dématérialisation du bulletin de paie et bientôt du prélèvement à la source… autant de chantiers multiples et parallèles qui confortent le recours à l’externalisation. En effet, bénéficier de l’expertise d’un prestataire sur l’accompagnement, le rôle de conseil et la capitalisation des bonnes pratiques permettent à l’entreprise de faire face à ses obligations légales en temps et en heure, tout en recentrant ses ressources internes sur les missions stratégiques et opérationnelles de la fonction RH.

Garantir la conformité de la maintenance de son SIRH tout en optimisant les process internes, assurer l’évolutivité de sa solution, sécuriser l’hébergement des données sensibles sont autant d’activités incontournables nécessitant une forte expertise dans les domaines informatique et de maintenance applicative.

Le recours à l’externalisation permet aux entreprises de s’appuyer sur l’expertise d’un prestataire, tout en bénéficiant d’une prévisibilité de leur budget via un prix de bulletin unique.

Trois grands niveaux de services d’externalisation

Le premier niveau correspond à l’externalisation de l’infrastructure et l’hébergement dans le Cloud, complétée par l’exploitation de la paie. Il consiste à héberger ses données sensibles et son SIRH sur les infrastructures robustes et sécurisées du prestataire, à adapter les interfaces entrantes et sortantes et à planifier les traitements batch nécessaires au cycle de paie.  Dans ce cas, le prestataire est responsable du bon déroulement des opérations de paie, du post-paie et des interfaces, ce qui permet au client de se concentrer sur le métier, la veille réglementaire et le paramétrage applicatif associé.

Le deuxième niveau d’externalisation inclut à la fois l’hébergement, l’exploitation et les infrastructures mais également la veille réglementaire et l’évolution du paramétrage du SIRH.

Le client confie, dans ce modèle, toute la gestion applicative de son SIRH en s’appuyant sur l’expertise technico-fonctionnelle du prestataire. Il bénéficie du retour d’expérience des autres clients et des bonnes pratiques de l’outsourcing pour optimiser ses process en automatisant des contrôles métiers et être ainsi plus efficace au quotidien. Chaque mois, le client est informé par le prestataire des évolutions légales et conventionnelles à intégrer dans son SIRH. Le prestataire les implémente sous la responsabilité du client, qui en effectue la recette.

Cette forme d’externalisation est celle qui se développe le plus à l’heure actuelle, car elle permet au client de se concentrer sur le métier de la paie et sur le contrôle de ses données.

Enfin, le troisième niveau d’externalisation consiste en plus à sous-traiter tout ou partie des processus administratif de paie ou RH, comme par exemple l’ensemble de la gestion de la paie (de la saisie au contrôle du bulletin de paie) ou uniquement la gestion des IJSS.

Après avoir rédigé explicitement les processus RH de l’entreprise et formalisé les enjeux, la transition est fluide. Dans certains contextes, le prestataire peut également embaucher des collaborateurs du client.

Le client peut ainsi se décharger de la partie administrative récurrente, se concentrer sur le pilotage de la fonction et renforcer la proximité avec ses collaborateurs.

Le passage à l’outsourcing s’accompagne

Pour se faire accompagner dans l’externalisation, les clients recherchent un prestataire pouvant leur garantir un service de qualité s’appuyant sur une expérience et une expertise reconnues à la fois sur le SIRH proposé, mais aussi sur les capacités à externaliser.

Le choix d’un niveau d’externalisation dépend du contexte et de la stratégie de chaque client. Le prestataire doit pouvoir l’accompagner dans ce sens de façon extrêmement personnalisée tout en s’appuyant sur une méthode industrialisée. Concernant les équipes RH du client, un volet d’accompagnement à la conduite du changement adapté est, dans tous les cas, indispensable pour réussir la transformation.

Un pilotage rapproché entre les équipes du client et du prestataire, dans une relation partenaire, est également un des facteurs clés de succès.