Le prélèvement à la source : une mise en œuvre à responsabilité partagée

Le passage au prélèvement à la source induit une conduite du changement inédite qui implique les Directions des Ressources Humaines, les Directions des Systèmes d’Information et les Directions Administratives et Financières.

Dès le 1er janvier 2019, les entreprises vont devoir mettre en place le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu. Le passage au recouvrement de l’impôt directement à la source n’est pas sans soulever de nombreuses questions en termes de process et d’organisation interne. Plusieurs acteurs sont en effet mobilisés au sein de l’entreprise pour adapter le recouvrement de l’impôt à la situation réelle du salarié (revenus, événements de vie) lors des déclarations mensuelles. Pour rappel, le prélèvement à la source a pour objectif de supprimer le décalage d’un an entre la perception des revenus et le paiement de l’impôt sur ces revenus.

L’implémentation de cette fonctionnalité dans les SIRH nécessite plus que tout autre projet un accompagnement métier. Ainsi l’accompagnement devra s’appuyer sur les outils mais également sur toute la partie organisationnelle de l’entreprise. Le passage au prélèvement à la source relève d’une véritable conduite du changement, dans laquelle de nouveaux acteurs internes et externes devront intervenir.

La DSN, base du bon déploiement du prélèvement à la source

 Désormais, les déclarations fiscales liées aux revenus se greffent sur la gestion de la paie. En effet, depuis janvier 2017, les sociétés du secteur privé doivent envoyer de manière mensuelle une Déclaration Sociale Nominative (DSN). Dans cette déclaration, figurent les informations administratives mais aussi salariales de chaque collaborateur de l’entreprise. Cette déclaration sert de base à la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) pour transmettre le taux de prélèvement à la source de chaque contribuable. La solution technique prévoit un circuit mensuel itératif puisque tous les mois, les logiciels de paie devront envoyer à la DGFIP les données liées au prélèvement à la source via le véhicule technique DSN, et la DGFIP renverra en retour un taux d’imposition qui devra être appliqué dans la paie qu’effectuent les entreprises.

Pour le secteur public, qui n’est pas encore en DSN, il faudra mettre en place cette nouvelle méthodologie d’échanges avec les organismes, en cadençant ces échanges avec le calendrier de la paie.

Nouvelle activité et coresponsabilité tripartite

L’entreprise, et les services de gestion de paie à travers elle, a désormais de nouvelles activités, de nouvelles obligations fiscales :

  • Appliquer les taux transmis par la DGFIP,
  • Calculer et retenir le prélèvement à la source sur le salaire net à verser tous les mois,
  • Reverser le mois suivant à la DGFIP les prélèvements à la source déclarés,
  • Archiver les données fiscales mensuelles de chaque collaborateur pendant 6 ans.

Il est à noter que les soldes à payer ou remboursements de trop-perçus seront gérés directement par le salarié lors de la déclaration de ses revenus.

Si la détermination du taux de prélèvement et le calcul du montant à prélever se font dans le logiciel, le paiement lui se fera par le biais d’un compte SEPA. En effet, les services de la Direction Financière devront mettre à disposition de la DGFIP un compte SEPA sur lequel chaque mois, l’Administration Fiscale viendra prélever les sommes que le service paie aura déclaré.

La mise en place d’un tel mode de paiement implique, pour les services de la Direction Administrative et Financière (DAF), un regard nouveau sur les process de paie concernés par le prélèvement à la source. En effet, un trésorier (ou tout autre acteur de la DAF) souhaitera avoir de la visibilité sur les sommes qu’il doit provisionner mensuellement sur ce compte SEPA, réaliser des contrôles et remonter des indicateurs à d’autres acteurs de la Direction Financière, voire de la Direction Générale.

La mise en place du prélèvement à la source induit donc pour les entreprises une nouvelle activité, contrôlée par l’Administration Fiscale, pour laquelle il y a aura l’intervention directe ou indirecte d’acteurs d’une direction différente de celle des Ressources Humaines.

Les équipes paie/RH, principaux acteurs de ces processus doivent par conséquent assurer la mobilisation et la coordination de plusieurs Directions : la DRH, la DSI et la DAF. Parmi, la multitude des schémas possibles, on peut retenir le suivant, somme toute assez traditionnel, où le pilotage opérationnel se fait par la DRH, le contrôle par la DSI et le paiement par la DAF. Dans cette organisation, le trésorier, rattaché au DAF, va devoir travailler en étroite collaboration avec les RH, anticiper les montants qui vont être prélevés et garder un œil sur les comptes. La gestion des données de la paie devient encore plus stratégique et le rôle de la DSI encore plus prégnant. Le SI va être le garant des bons flux.

Avec l’arrivée du prélèvement à la source, d’autres process métiers vont également être revisités. Par exemple, si l’on prend le processus d’embauche, dans certains cas et pour certaines populations, il pourra apparaître opportun de demander au nouvel embauché s’il est ‘primo employé’ (premier contrat de travail), la date de son dernier contrat de travail, dans le but de préparer son premier bulletin de paie ou faire un appel de taux réactif (TOPAZE).

A ce jour, il est encore trop tôt pour dire que la gestion du prélèvement à la source va ‘sortir du périmètre RH’. Pour l’instant, les organisations semblent laisser sa gestion dans le périmètre de la DRH, mais il n’est pas impossible que les directions financières prennent une part plus importante dans le traitement de ce sujet. Les répercussions financières peuvent effectivement être colossales en cas d’erreur de paiement, avec des pénalités qui peuvent aller jusqu’à 20% des sommes que le Trésor public pense être dues.

Comme pour le RGPD, l’arrivée du prélèvement à la source illustre la nécessaire évolution de la gouvernance des systèmes d’information RH.