L’efficience de la fonction paie et RH dépend d’une urbanisation globale

La RH doit revisiter ses processus, ses métiers et son organisation, et s’outiller pour assurer son agilité et sa performance.

Dans un contexte de changements majeurs dans les entreprises, la fonction RH est actuellement soumise à d’importants enjeux de transformation, nécessitant d’augmenter la dimension stratégique de son rôle, pour répondre aux attentes de la direction générale et pour améliorer sa performance opérationnelle sur ses activités.  En effet, les directions générales reconnaissent de plus en plus le rôle primordial de la fonction RH dans la transformation même de l’entreprise. Elles leur demandent à la fois de mettre en œuvre et d’impulser de nouvelles organisations, de favoriser l’efficacité et la performance des process RH, d’être force de proposition pour conseiller et anticiper les évolutions des métiers et besoins de ressources, et de conduire le changement sur les volets humain, social, culturel ou encore managérial de l’entreprise. Les challenges sont nombreux pour une fonction qui doit également continuer à assurer la conformité de la gestion administrative et de la paie.

Pour répondre aux nouveaux enjeux et accompagner au mieux l’entreprise dans la réalisation de ses objectifs stratégiques, la fonction RH doit se transformer et se réorganiser, en exploitant les leviers apportés par la digitalisation des outils et en s’inspirant également de pratiques plus anglo-saxonnes, orientées davantage vers la gestion des compétences.

Miser sur le Talent Management pour développer son agilité

Cette remise en question est importante car en France, et en Europe en général, l’administration du personnel et la paie tiennent toujours une place prépondérante dans les activités et les effectifs de la fonction RH ; elles représentent plus d’un quart des effectifs (la formation, puis le recrutement ne venant qu’en second lieu).  A titre de comparaison, les entreprises anglo-saxonnes privilégient plutôt les fonctions telles que le recrutement, le talent management et les relations sociales dans l’objectif de mobiliser leurs collaborateurs sur des tâches à haute valeur ajoutée RH. Elles externalisent plus fortement les fonctions de gestion administrative et paie, jugées essentielles pour la performance globale de l’organisation RH.  Les entreprises françaises commencent à suivre les modèles anglo-saxons et s’allègent peu à peu des tâches administratives et d’administration de la paie, pour optimiser leurs autres missions, comme la gestion des compétences et donc leur performance sur le long terme.

Penser ‘Employee centric’

Les évolutions technologiques des outils permettent aujourd’hui de digitaliser un ensemble d’activités, que ce soit en front office, en lien avec les collaborateurs et managers ou en back office, et d’envisager une gestion des données plus efficace, pour optimiser les activités RH orientées collaborateurs. C’est l’ensemble des processus RH qui doivent être revus, afin de mobiliser les effectifs RH sur les tâches à plus forte valeur ajoutée et mettre en œuvre une logique ‘employee centric’, plaçant le collaborateur au cœur des processus et des réflexions. Les logiques de silos s’effacent peu à peu au sein de la fonction RH.

Transformer l’organisation RH pour promouvoir des nouveaux usages

Une grande transformation de la fonction RH s’avère nécessaire pour répondre à ses enjeux de mutation. Les points sources de gains d’efficience portent en grande partie sur les solutions et outils informatiques et leurs usages à travers les choix d’organisations, les processus, la ventilation des activités et les compétences couvertes, mais également sur l’urbanisation des solutions.

Ainsi, à titre d’exemples, des choix d’organisation opérant en mode silo au sein du domaine RH, des processus inadaptés (hétérogènes, discontinus) ou mal appliqués car mal compris, des règles caduques ou non automatisées à tort, peuvent créer des difficultés qui se feront jour au dernier moment du contrôle de la paie. Ceci nécessitera alors des opérations dédiées, mobilisant des ressources sur le délai court qui est celui de la paie. Par ailleurs, l’arrivée de nouvelles normes et fonctionnalités telles que la DSN ou les signalements DSN, ainsi que des processus digitalisés déployant des fonctions RH aux collaborateurs et managers, modifient fortement l’attribution des activités par acteur RH et augmentent l’exigence d’exactitude de la paie et de respect des calendriers. Pour y parvenir, cette exigence doit être portée sur l’ensemble du process.

Pour une efficience optimale des solutions informatiques , il faut dans un premier temps faire un audit, cartographier l’existant avec les équipes RH, définir les recommandations, selon les leviers que sont les organisations, les processus, les outils (en intégrant les possibilités de digitalisation de certaines actions coûteuses) et les acteurs (la bonne adéquation des tâches aux compétences requises et la sécurisation de la continuité de service), et se projeter sur un plan d’action réaliste en actions ‘quick win’, puis en ‘paliers’ de progression. Dans cette période d’accélération continue des mutations, il est plus que jamais important de réfléchir avant d’agir pour monter les marches du palier de la transformation.