Les enjeux du déploiement d’une plateforme de Learning Management System avec Cornerstone

La rupture des modèles économiques induite par les nouvelles technologies amène inéluctablement une remise en question des savoir-faire et par conséquent de l’ensemble des métiers. Il faut les repenser et faire évoluer les services et produits en vue de satisfaire les clients dans une ère de plus en plus digitalisée. Les entreprises sont obligées de s’adapter continuellement pour pouvoir rester dans la course à l’innovation et proposer une valeur ajoutée dans leur secteur d’activité. Elles subissent également de front la concurrence de nombreuses start-up prêtes à ‘disrupter’ leur marché.

La clé de la réussite des organisations se trouve par conséquent dans leur capacité à être agiles et à faire évoluer très rapidement leurs collaborateurs, grâce à une ‘formation quasi-permanente’ pour s’adapter aux exigences des nouveaux modèles économiques.

Il serait dommage de ne pas profiter de l’avancée technologique des plateformes LMS (Learning Mangement System). Afin de répondre à cette préoccupation, la plateforme LMS de l’éditeur Cornerstone Ondemand, leader sur son marché est totalement adaptée. Il est nécessaire de posséder un savoir-faire dans le déploiement, afin d’adapter la solution aux contextes et enjeux de l’entreprise.

Accessibilité ATAWAD (*) et personnalisation des contenus

Les plateformes LMS proposées en Cloud soutiennent en effet l’apprentissage et le développement des compétences en permettant une accessibilité plus facile à l’ensemble des collaborateurs. Ils peuvent facilement maîtriser les outils et avoir la main sur leur devenir professionnel : ils deviennent des acteurs de leur propre développement et sont impliqués concrètement dans la réussite de leur organisation. La plateforme, paramétrée pour l’entreprise, permet d’ouvrir des cours en ligne à des populations cibles, de regrouper les modules d’apprentissage par thématique ou de constituer des parcours d’apprentissage spécifiques et personnalisés en fonction des besoins de chaque collaborateur. Cette gestion de la formation optimisée permet de coller au plus près aux exigences stratégiques de l’entreprise, tout en satisfaisant au mieux les souhaits des individus. Elle est organisée autour d’une approche véritablement centrée sur le collaborateur et les entreprises qui n’ont pas cette démarche souffrent souvent aujourd’hui d’un déficit d’image employeur.

Une nouvelle posture du management

Les managers doivent adopter une posture de coach et maîtriser la plateforme, de manière à être force de proposition en modalités d’apprentissage et en contenus pour leurs équipes. Ils doivent favoriser la recherche d’information et faciliter les différents apprentissages, qui peuvent être visuels, auditifs, ou même expérimentaux.

Les plateformes facilitent par ailleurs la communication avec les apprenants, qui peuvent directement poser les questions au formateur ou à leurs pairs sur la plateforme et obtenir des réponses facilement et rapidement. Tous les échanges, de même que l’ensemble des données, sont sauvegardés de façon sécurisée et il n’y a aucune perte d’information.

Traçabilité des actions de formation

Les plateformes LMS ont par ailleurs pour avantage d’être de véritables outils de performance pour les responsables formation et les managers. Ils ont désormais la possibilité d’opérer une traçabilité des apprentissages. Ils peuvent aussi adapter les modalités de formation en fonction des profils concernés, de manière à augmenter l’implication et à diminuer le taux d’abandon ‘naturel’ des collaborateurs. Les responsables formation peuvent facilement reconstituer les parcours et analyser régulièrement les taux de réussites et d’échecs de chaque programme de formation et les rectifier en conséquence. Susciter l’envie et l’efficacité grâce à des programmes adaptés et plébiscités mène au succès.

Les managers ont aussi la possibilité, en s’appuyant sur leurs reporting très efficaces, d’évaluer les méthodes qui marchent et d’analyser les taux de progression pour leurs équipes. Des tableaux d’analyses croisées dynamiques leur sont proposés, en fonction des paramétrages qu’ils souhaitent. La plateforme dispose également d’un ‘Cost center’ qui regroupe les informations concernant les actions de financement de la formation, ce qui leur permet de maîtriser leur budget.

Un déploiement rapide

Les plateformes LMS changent radicalement la façon de consommer la formation et de la gérer. Leur déploiement est particulièrement rapide, puisqu’une entreprise peut obtenir un outil paramétré et personnalisé en fonction de ses besoins en moins de trois mois. Une première phase consiste à clarifier les besoins de l’entreprise, à partager avec elle les bonnes pratiques et à lui présenter la plateforme standard, afin de lui soumettre ensuite un prototype qui correspond à ses attentes.

Il faut mettre en place différentes unités organisationnelles afin de structurer l’offre, de fiabiliser la reprise et de comprendre l’architecture de l’organisation cliente pour créer ainsi le propre référentiel de l’entreprise. Les termes sont techniques : il faut par exemple définir la position de l’apprenant qui est son métier, la classification qui représente le grade dans l’entreprise, et le niveau… Ensuite, il y a une phase de validation, dont le résultat sera la confirmation du processus final que le client pourra approuver. Le processus ainsi convenu guidera la phase de configuration du système.

La ‘recette’ du client sera la période pendant laquelle il pourra tester toutes les fonctionnalités et les différents scenarii proposés, pour s’approprier l’outil et vérifier qu’il correspond complètement à ses attentes. Il doit vérifier que l’ensemble des fonctionnalités qu’il a décidé d’activer répondent exactement selon ses attentes, par exemple que les processus de validation d’une formation avec les différentes étapes sont bien respectés. Cette phase de test peut durer 2 à 4 semaines. La recette est une phase importante pour la réussite du projet. C’est pendant cette période que la qualité de la plateforme doit être validée, avant l’ouverture définitive du portail auprès des collaborateurs. La phase test se fait généralement avec l’équipe projet.

On constate que certains clients commencent souvent le déploiement par un périmètre réduit, afin de garantir l’efficacité et structurer les premiers déploiements en donnant l’accès à une partie de la plateforme à une catégorie d’utilisateurs, par exemple donner l’accès au module permettant la gestion du e-learning, avant de l’ouvrir complètement. Les clés du succès résident bien dans le fait de procéder par étape et sans rien laisser au hasard !

(*) Any Time, Any Where, Any Device = accès en tout lieu, à tout moment et sur tous les terminaux