Les leviers d’efficience de la fonction RH

Enjeux 2022 du Secteur Public : exploiter la puissance des données et de l’intelligence artificielle pour renforcer la productivité de la fonction RH et ses capacités d’analyses et de pilotage.

Le partage et la valorisation de la donnée sont au cœur de la transformation du secteur public

La vague de transformation digitale bouleverse également les modes d’accès à l’information et aux données pour les individus dans leur sphère privée. Elle favorise des nouvelles habitudes d’échanges et de partage d’information, de manière plus instantanée, plus collaborative et en réseau. Ainsi, ces nouveaux usages issus de la vie privée se déploient dans les organisations professionnelles et impactent leur fonctionnement et en particulier le rapport aux données.

Par ailleurs, l’Etat a changé le paradigme autour des données. Le nouveau postulat est de partager la donnée publique, afin qu’elle ait plusieurs utilisations. Cela permet d’innover en utilisant les gisements de données, d’assurer la fraîcheur des données utilisées et de favoriser la transparence.

La qualité des données, ainsi que la sécurisation des données personnelles restent un enjeu d’autant plus essentiel.

La dématérialisation, l’accélérateur de la révolution digitale

À l’heure de la transformation digitale, toute la gestion des circuits de validation est revue, afin de limiter la matérialisation des pièces justificatives. Les informations contenues dans des documents numérisés peuvent être exploitées au même titre que les données structurées issues des systèmes informations.

Le dossier d’agent numérique est déjà une réalité, avec des stockages sécurisés de l’ensemble des pièces, depuis le RIB donné par l’agent, jusqu’à la mise à disposition du bulletin de salaire dans un espace personnel sécurisé. Tous les acteurs concernés peuvent ainsi accéder à une référence unique, limitant les doublons ou les données obsolètes.

Des nouvelles sources de données, pour des outils de pilotage RH performants et partagés

On observe que le domaine des RH disposait déjà depuis longtemps d’un volume conséquent d’informations. Cependant, beaucoup d’entre elles n’étaient pas disponibles sous la forme de données exploitables par l’informatique : documents RH non numérisés, données issues de systèmes trop hétérogènes, données ‘dormantes’…

Il devient aujourd’hui possible pour les fonctions RH du secteur public, d’exploiter et de croiser des données issues de multiples sources et de manière transverse à différentes organisations, grâce aux capacités accrues d’interopérabilité et d’API :

  • les données issues des différents SIRH de paie, administration du personnel, compétences, formations,
  • de nouvelles données acquises grâce à la numérisation de la plupart des documents RH, jusqu’à présent sous forme papier ou en archives,
  • et des données supplémentaires issues d’informations non-structurées, exploitées grâce aux nouvelles capacités d’analyse sémantique, en provenance d’applications multiples.

La fonction RH a commencé sa transformation pour devenir une fonction véritablement orientée vers l’analytique et l’aide à la décision, au-delà du reporting traditionnel, tout en conservant les spécificités d’une fonction traditionnellement orientée vers l’humain.

Les solutions RH doivent accompagner cette transformation et passer d’un système d’enregistrement des données et de transactions, à un système capable d’aider véritablement la fonction RH à extraire l’intelligence de tous ces gisements de données et à mettre la donnée au service des politiques de gestion des ressources humaines.  Les solutions embarquant l’analytique RH permettent d’aider la fonction RH à aborder de manière combinée les différents niveaux d’analyse, du descriptif au diagnostic, voire jusqu’au prédictif.

L’intelligence artificielle au service d’une RH augmentée

La capacité à traiter des grands volumes de données permet de nouvelles perspectives en matière de gestion des compétences, de mobilité interne et de valorisation de l’expérience professionnelle. Le Big Data et l’analytique RH permettent aujourd’hui :

  • d’identifier et d’interpréter de nouvelles corrélations,
  • de faire émerger des signaux faibles, pour mieux comprendre les situations,
  • piloter les politiques RH,
  • prévenir les risques,
  • anticiper les actions,
  • éclairer les décisions stratégiques.

Les informations résultant de ces analyses vont pouvoir également alimenter les SIRH ou proposer des instructions.

Ainsi, les processus de gestion peuvent utiliser l’intelligence des systèmes d’information, afin de guider et simplifier les opérations de gestion quotidienne. Le système propose l’acte le plus pertinent par rapport à la saisie de l’utilisateur, et la donnée contenue dans l’acte est ensuite sécurisée afin de servir de justification jusqu’à la vérification comptable.

Au-delà des contrôles métier effectués à la saisie de la donnée, le système supervise en permanence la cohérence d’ensemble en fonction du référentiel réglementaire, ce qui lui permet de proposer au gestionnaire des actions de fiabilisation en continu des données.

Les bénéfices du RPA

Une autre piste de productivité émerge pour les opérations de back office, avec l’automatisation des processus ou RPA (Robot Process Automation), qui tire parti de la robotisation au sein même des systèmes informatiques, en utilisant éventuellement les capacités du ’machine learning’. L’objectif recherché est ici de renforcer l’automatisation des tâches administratives et routinières, telles que le traitement de volumes d’informations gigantesques, provenant de sources variées et avec des contraintes d’immédiateté importantes.

Ces robots peuvent apporter notamment une assistance dans la gestion de processus cycliques, chronophages et structurés par des contraintes réglementaires, comme par exemple les processus de contrôle de paie et la gestion des évolutions réglementaires, en particulier le contrôle croisé de données issues de multiples systèmes et l’identification des écarts.

Les gestionnaires de la fonction RH pourront ainsi bénéficier de l’aide de robots ‘intelligents’, pour renforcer leur efficacité et leur qualité de service, tout en gardant la maîtrise de la validation finale et plus de temps pour traiter en profondeur les points et les situations plus complexes ou sensibles. Ainsi, on pourra parler de ‘RH augmentée’…


Article extrait du Point de Vue ‘Transformation digitale des RH dans le Secteur Public’.

Au sommaire :

  1. Le digital au service de l’expérience agent
  2. Les leviers d’efficience de la fonction RH
  3. L’urbanisation des SIRH pour des services partagés


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