Les tendances du RPA (ou Robotic Process Automation) en RH

Les robots au service d’une nouvelle expérience RH

Bien connu par les directions des systèmes d’informations, le RPA ou Robotic Process Automation intéresse maintenant les fonctions support dont la RH pour l’automatisation des processus métiers. Peu connu, il est pourtant utilisé actuellement par des solutions RH pour ‘chaîner’ le cycle de paie, la post-paie et l’éditique grâce à la robotique.

Le RPA représente traditionnellement un fort levier de retour sur investissement dans les fonctions de back-office de gestion. Une nouvelle génération de RPA intégrant des ‘bots’ peut répondre désormais aux besoins des utilisateurs finaux dans un environnement digital, global, multi-applications et omnicanal.

Le RPA pour un processus RH optimisé

Par exemple, le RPA peut automatiser le cas pratique d’un collaborateur qui vient de se marier et qui doit en informer son employeur. Il lui suffira désormais de scanner son certificat de mariage. Grâce aux robots de type RPA, la solution analysera et identifiera ce document pour en extraire les données utiles, alimenter les processus métiers concernés et classer le document comme pièce justificative. Grâce aux récentes innovations sur l’analyse sémantique, les robots sont maintenant en mesure de reconnaître et récupérer les données d’un document de type RH (CV, justificatif de domicile, certificat de naissance…) afin d’initier un dossier dans le système d’information RH et renseigner l’application de gestion de la paie. Le service RH évite ainsi toute ressaisie fastidieuse de données, présentant des risques d’erreur. La mise à jour des dossiers des collaborateurs, la collecte d’informations peuvent être fortement aidées par l’intégration de RPA dans les applications RH.

Ce type d’automatisation, qui tire parti de l’intelligence artificielle, permet un gain de temps pour la RH afin de mieux se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée et sur les relations humaines.

Le RPA, une réponse aux échanges entre applications

Auparavant le SIRH avait très peu de fonctions d’ouverture ou « d’interactions » avec les autres applications. Or, il est nécessaire aujourd’hui de recourir à une véritable ouverture fonctionnelle de plus en plus large et agile pour répondre aux besoins du ‘SIRH étendu’.

En effet, la fonction RH a de plus en plus recours à des services issus d’applications différentes et spécialisées tout en se préoccupant d’une ‘expérience’ collaborateur optimale. Le parcours utilisateur idéal implique de rendre transparent la navigation et le passage des données d’une application à une autre.

Le RPA va désormais automatiser ces échanges inter-applications et devient la clé de l’efficacité !

L’interopérabilité et l’intelligence artificielle au service du RPA

L’automatisation des interactions entre applications est largement favorisée par la capacité des applications à exposer et à consommer des données et services via des APIs. L’interopérabilité est un levier puissant du RPA d’autant que les bots savent opérer de façon peu intrusive pour les SI existants, ce qui permet par ailleurs un déploiement rapide et peu coûteux.

L’autre levier fort du RPA est l’intelligence artificielle qui permet aux bots d’exécuter des tâches de plus en plus complexes nécessitant des raisonnements scénarisés ou de gros volumes de connaissances.

L’impact organisationnel et humain du RPA

Un bot est un robot dans l’univers numérique. C’est avant tout du code qui peut fonctionner avec des agents conversationnels (les ‘Chatbots’), qui sollicite des services transactionnels métiers (les Web Services) et des services intelligents (les ‘Cognitive Bots’). La flotte des bots peut être appelée la ‘Digital Workforce’. Elle est loin d’être autonome et nécessite une action humaine pour la programmer, la renseigner et injecter de nouvelles connaissances. Le Deep Learning (ou l’auto-apprentissage des bots) n’est pas encore d’actualité dans notre champ d’application RH, ce qui est certainement souhaitable étant donné la sensibilité du domaine. Les bots sont les alliés de l’humain, et réciproquement.

Afin de gérer cette ‘Digital Workforce’, le mode « Command & Control » est indispensable pour piloter des bots toujours engagés et dénués d’émotion. Un accompagnement du changement dans l’organisation du travail est fondamental pour que les humains et les bots collaborent avec efficacité. La traçabilité de l’action des bots doit être mise en place pour instaurer la confiance. Les mécanismes de délégation sont sensibles et doivent être appliqués avec discernement selon la maturité des bots. L’adoption des bots dépendra de leur efficacité dans les tâches qui leur sont confiées et de la confiance qu’ils inspirent.

Une évolution et un impact sur les métiers RH

Nouveaux acteurs de l’univers numérique, les bots interagissent avec les applications à la manière des humains. Cela ouvre de nouvelles perspectives, mais cela alimente aussi des craintes légitimes. Le développement inéluctable de cette ‘Digital Workforce’ impacte l’organisation du travail et les métiers. Il vaut mieux savoir anticiper et se préparer pour intégrer les avancées technologiques et non les subir. Bien sûr, on observe qu’il y a beaucoup de méfiance naturelle à l’heure actuelle sur la diffusion et l’utilisation de l’intelligence artificielle au sein des entreprises et en particulier de la part des RH. On peut aussi considérer l’IA comme une opportunité d’amélioration de la productivité tout en se concentrant sur son cœur de métier et sur l’innovation.

Aucune entreprise n’échappe à la vague de transformation digitale qui impose de repenser l’ensemble de l’organisation du travail et le rôle de chacun. Pour les RH, il s’agira de revoir les processus métiers, de les optimiser, de déceler les difficultés et points d’amélioration pour faire le meilleur usage possible des bots.

Un projet RPA s’accompagne d’une conduite du changement dans toutes ses dimensions humaines et organisationnelles… Une transformation dans laquelle la RH doit jouer un rôle clé.