L’urbanisation des SIRH pour des services partagés

Enjeux 2022 du Secteur Public : tirer parti de la dématérialisation, de l’interopérabilité et du cloud, pour soutenir la trajectoire de mutualisation, convergence et enrichissement des SIRH en toute sécurité.

L’urbanisation des SIRH est une tendance de fond

L’urbanisation et l’interopérabilité fonctionnelle et technique sont clefs pour assurer la cohérence et l’optimisation des SIRH de la sphère publique. L’objectif est de structurer l’accès, la mutualisation et le déploiement des fonctionnalités, en :

  • évitant les redondances,
  • réduisant les interfaces entre les sous-systèmes,
  • se focalisant sur la sécurité et la qualité des données gérées par le système d’information.

L’urbanisation consiste à définir l’architecture des composants logiciels, fonctions et services qui, dans leur ensemble, constituent un tout cohérent et opérationnel. Il s’agit de structurer les composants logiciels et leurs interactions, en les découplant et en les rendant interopérables. La traçabilité des données et de leur usage est complémentaire à l’urbanisation. C’est un domaine d’importance croissante pour accompagner l’évolution des SIRH. Il s’impose également au secteur public, du fait des enjeux de mutualisation, d’efficience de la fonction RH, et de qualité des services RH proposés aux agents.

La mutualisation des fonctions ‘socle’ pour des SIRH normés

La gestion des Ressources Humaines au sein de la sphère publique repose sur des fonctions socle, particulièrement importantes et structurées (gestion administrative, gestion de carrière, gestion de la paie). Celles-ci implémentent le statut et les règles de gestion de la Fonction Publique, sur la base de processus et de référentiels normés. Ces fonctions socle assurent, pour chaque dossier agent, la prise en compte en continu des actes de gestion réglementaires et le maintien en qualité des données gérées.

La mutualisation de ces fonctions socle donne également à l’Etat, administrations et établissements publics, les moyens de mettre en œuvre de façon industrielle les réformes induites par les nouvelles politiques RH et par les nombreux changements réglementaires. Cette mutualisation permet également de mieux partager et déployer les nouveaux services innovants ou modernisés (dématérialisation des procédures, analyse des données, simulation, etc…), ceux-ci s’appuyant sur des fonctions standardisées, normées et partagées.

Enfin, les fonctions socle mutualisées et standardisées permettent d’assurer l’homogénéité des procédures de gestion, à travers les grands centres de services de l’Etat, administrations et établissements publics. Elles donnent ainsi la possibilité de mettre en œuvre le dossier individuel de l’agent, celui-ci pouvant être partagé entre les SIRH normés au cours des mobilités et changements de carrière des agents publics.

Des SIRH ouverts et accessibles en mode ‘multicanal’

En parallèle, les SIRH s’ouvrent à une multitude d’acteurs, experts RH, agents, responsables opérationnels, qui souhaitent accéder facilement et à distance à des nouveaux services RH à valeur ajoutée, grâce à de nombreux outils : ordinateur portable, smartphone, tablette, PC… Cet accès multicanal étend les enjeux de sécurité et de traçabilité, pour des raisons à la fois de conformité à la réglementation et de qualité de mise à disposition.

Des SIRH agiles pour une plus grande qualité de service et de nouveaux usages

Les Ressources Humaines doivent répondre à de nombreuses attentes de la part de l’ensemble des agents, pour déployer des nouveaux services répondant à de nouveaux usages. L’agilité et la rapidité de mise en œuvre qui sont nécessaires ici, ne doivent se concevoir qu’avec l’exigence de qualité de service et de qualité des données RH mises à disposition ou gérées au sein de ces nouveaux services.

Face à l’ensemble de ces facteurs, qui conduisent l’évolution du SIRH, la fonction RH se doit de mettre en œuvre un certain nombre de ‘meilleures pratiques’ partagées, qui participeront à la faire gagner en agilité et sécurité dans son processus de transformation. Ainsi, les clés du processus seront, indiscutablement :

  • l’urbanisation,
  • la définition des systèmes fonctionnels homogènes,
  • la mutualisation des fonctions socle,
  • la gestion de la sécurité des accès,
  • l’interopérabilité,
  • ‘l’APIsation’ des composants.

Une gouvernance maîtrisée de l’urbanisation des SIRH est la condition nécessaire pour une expérience agent fonctionnellement cohérente, basée sur un ensemble de services RH accessibles à la demande en mode ‘ATAWAD’.

Les API au service de l’interopérabilité

L’enjeu pour la fonction RH va être d’assurer la mise en cohérence globale des fonctions socle, des référentiels applicables, et des solutions complémentaires, au sein du système d’information RH enrichi. La maîtrise du nouveau système d’information RH passera aussi par la mise en œuvre de principes et d’outils permettant d’assurer la traçabilité des accès et de l’usage des informations et services RH. L’état de fraîcheur des données, les responsabilités de gestion des données au sein de leur cycle de vie, la non duplication de services métier pour des besoins fonctionnels similaires, la lutte contre le ‘shadow’ IT RH au sein d’une organisation décentralisée, tout en favorisant l’ouverture maîtrisée à des systèmes transverses… tout ceci s’avèrera une nécessité.

Parmi les options possibles – processus organisationnels et technologies associées – destinées à faciliter la gestion de ces SIRH enrichis, l’API Management peut mettre à disposition toute une panoplie d’outils et de procédures, sur le plan du développement, de la publication et de la gestion des évolutions des API, mais aussi de la consommation des API par des systèmes tiers.

L’API Management peut donner des moyens supplémentaires de protection des API, d’administration des accès, d’optimisation des performances en respectant les contrats de services définis entre les composants applicatifs. L’API Management peut aussi et surtout être une brique majeure permettant de tracer et de mesurer l’usage réel des données et des services RH. La traçabilité mise en œuvre doit être fonctionnelle avant tout et non pas uniquement technique. Elle pourra ainsi contribuer au respect des obligations réglementaires, à la qualité des SIRH et également à la maîtrise de leurs évolutions.

Les plateformes de services RH

Les principes d’urbanisation et d’interopérabilité se déclinent au sein de la sphère publique par la mutualisation et la standardisation des fonctions socle, par la gestion des référentiels partagés, et par l’enrichissement progressif des solutions RH au sein d’un écosystème partagé : un nouveau service RH peut ainsi être déployé sur un périmètre organisationnel initial, puis étendu dans un usage progressivement plus large au sein de la sphère publique. Ces principes permettent de mettre en oeuvre au sein de l’État les concepts de plateforme de services RH et de ‘magasins d’applications’ cohérentes entre elles et déployées en fonction des besoins de chaque périmètre organisationnel (administration, direction, établissement…).


Article extrait du Point de Vue ‘Transformation digitale des RH dans le Secteur Public’.

Au sommaire :

  1. Le digital au service de l’expérience agent
  2. Les leviers d’efficience de la fonction RH
  3. L’urbanisation des SIRH pour des services partagés


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