Mise en place du prélèvement à la source

Tirer parti de la phase de transition

La réforme souhaitée par le gouvernement vise à améliorer le recouvrement des impôts et supprimer le décalage entre la perception du revenu et le paiement de l’impôt afférant à ce revenu.

Le prélèvement à la source, obligatoire à compter du 1er janvier 2019, s’inscrit dans une démarche de modernisation au regard de l’adaptation aux changements de situation des individus. Le prélèvement à la source permet en effet de faire varier l’assiette du prélèvement en fonction de la situation présente des contribuables. Il correspond ainsi davantage à la réalité fiscale d’un individu, car il prend en compte immédiatement son changement de statut ou d’activité professionnelle. Cette taxation permet donc aux individus d’avoir une contribution plus cohérente en fonction des moments de leur vie.

Il s’agit d’une réforme du recouvrement et elle n’a, par conséquent, aucun impact sur les modalités de calcul de l’impôt. La transition a été prévue de manière la plus simple possible, pour que les contribuables ne supportent pas une double imposition la première année lors du passage au prélèvement à la source. Cependant, les équipes RH devront anticiper la communication en interne pour prévenir les craintes des collaborateurs et leur éviter un choc psychologique, lorsqu’ils verront sur leur fiche de salaire la retenue à la source sur le net imposable. De plus, pour les salariés non mensualisés pour l’impôt aujourd’hui, il y aura une réelle nécessité de revoir la gestion du budget du foyer fiscal sur une base mensuelle.

Les impacts du prélèvement à la source pour l’employeur

Le passage au prélèvement à la source implique de nouvelles contraintes pour l’employeur. Ce dernier va recevoir tous les mois de la part de la Direction générale des Finances Publiques (DGFiP) le taux de contribution de chaque collaborateur. Cela lui servira de base pour les prélèvements et les déclarations. Pour les primo-déclarants, l’employeur devra définir les taux d’imposition selon les grilles fournies par la DGFiP. La nouveauté est que l’employeur devra faire sa déclaration par le biais de la déclaration sociale nominative (DSN), collecter et reverser.

L’arrivée de la DSN, il y a trois ans pour les entreprises du secteur privé, avait déjà permis une simplification, grâce à une déclaration unique à destination des différents organismes comme l’Urssaf, l’Assedic ou les caisses de retraite.  Désormais, l’employeur fait une seule déclaration mensuelle auprès de la plateforme dédiée du gouvernement.

Pour le secteur public, qui n’est pas encore en DSN, il faudra mettre en place cette nouvelle méthodologie d’échanges avec les organismes, en cadençant ces échanges avec le calendrier de la paie.

Des métiers RH en changements

L’entreprise doit faire évoluer ses métiers RH, car les enjeux ne sont plus les mêmes. Elle doit repenser son organisation interne, ses modes de travail et les compétences des équipes RH. Le monde RH est en pleine mutation avec l’accélération des réformes mises en place par le gouvernement depuis ces dernières années : bulletin clarifié, dématérialisations (bulletins, déclaratifs), dossier numérique, DSN, prélèvement à la source et toutes les réformes des réglementaires.  Toutes ces évolutions ont nécessité une organisation en mode projet des services RH. Si on prend l’exemple de la DSN, sa mise en œuvre a été étalée sur trois ans, avec un élargissement progressif du périmètre des organismes concernés. Ceci a eu pour effet pour les services RH de devoir gérer en parallèle certaines déclarations pendant une période transitoire (par exemple : DSN événementielles ou déclarations pôle emploi tant que les historiques n’étaient pas suffisants). Cette complexité a généré un accroissement de la charge déclarative et des risques d’erreurs.

La fonction RH devient un moteur pour porter ces changements dans l’entreprise et les accompagner auprès de tous les acteurs : DG, managers, collaborateurs… en partageant avec eux de plus en plus d’informations personnelles à partir de self-services.

Une transition en préparation

Le décalage de l’entrée en vigueur du prélèvement à la source au 1er janvier 2019 a permis de « détendre » le planning initial très contraint et d’aborder la transition de manière un peu plus sereine.

Basé sur le « véhicule technique » DSN, le prélèvement à la source bénéficiera de l’expérience acquise ces trois dernières années, tant du côté des entreprises, que du côté de Net-entreprises, centralisateur des flux de tous les organismes.

Contrairement à 2017 où les entreprises attendaient des décisions du gouvernement avant d’agir, il est désormais indispensable d’anticiper la mise en œuvre de cette réforme, afin de pouvoir aborder et maîtriser tous les types d’impacts : techniques, fonctionnels, organisationnels et sociaux.

L’anticipation est d’ailleurs un principe formulé suite à l’audit diligenté par le gouvernement fin 2017, notamment au travers de la préconisation de mise en œuvre d’une « préfiguration » du prélèvement à la source sur le bulletin de paie à partir d’octobre 2018. Cette préfiguration consiste à afficher sur le bulletin, pour information uniquement, tout ou partie des éléments constitutifs du prélèvement à la source, sans que cela ait un impact sur le net à payer réel du collaborateur avant janvier 2019. Même si les conditions de cette préfiguration ne sont pas encore définies, il est important d’en préparer la mise en œuvre sur un plan technique, ainsi que le volet communication auprès de tous les collaborateurs.

Anticipation et communication sont deux facteurs clés pour la réussite de la mise en place du prélèvement à la source.