Mutualisation des SIRH, centralisation et digitalisation dans le secteur public

La tendance est à la mutualisation, première étape d’une transformation numérique de grande envergure.

Le secteur public a commencé sa transformation numérique et on constate depuis quelques années une forte tendance à la mutualisation.  Des premières expériences ont vu le jour il y a près de vingt-cinq ans. Cependant, on observe depuis environ cinq ans une accélération de la tendance.

Dès les années 1990, le CHU de Nancy et les Hospices Civils de Lyon ont été parmi les premiers établissements à se lancer dans la mutualisation des systèmes d’information. Leur système d’information RH hébergeait alors les SIRH des différents établissements publics situés dans leur région. Puis, la démarche s’est davantage structurée avec l’Agence de Mutualisation des Universités et Etablissements (AMUE), qui a offert aux universités des solutions métiers ainsi que des outils support, notamment pour faciliter la gestion comptable. Les Chambres de Commerce et d’Industrie (CCI France) et l’Assemblée Permanente des Chambres d’Agriculture (APCA) ont suivi en proposant également un SIRH mutualisé. Crée en 2015, le Centre Interministériel de Services Informatiques relatifs aux Ressources Humaines (CISIRH) a engagé une démarche de mutualisation avec l’ensemble des Ministères. Placé sous la tutelle de la Direction Générale de l’Administration et de la Fonction publique (DGAFP), de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) et de la Direction du Budget (DB), le CISIRH vise à contribuer au programme de modernisation de la chaîne RH-paye de l’Etat.

Une gestion de plus en plus centralisée et optimisée

On constate à l’heure actuelle une évolution des modèles proposés. Les chambres consulaires ont tout de suite opté pour un modèle centralisé alors que l’AMUE avait démarré avec une application souche personnalisée et installée au sein de chaque établissement avec des équipes métiers dédiées.

Si les établissements choisissent aujourd’hui la centralisation, c’est parce qu’elle offre de nombreux avantages. Tout d’abord, elle permet de réaliser des économies financières importantes. La centralisation de la gestion applicative simplifie également la gestion des données puisque le prestataire a pour interlocuteur unique une équipe dédiée. Du côté de l’administration, la gestion des recettes régulières, des anomalies ou plus généralement de la relation avec les différents établissements en est également facilitée.

Enfin, le secteur public est soumis à une législation complexe qui peut être source d’interprétations différentes selon les établissements. Ainsi la centralisation des données et de leur gestion contribue à moins de disparités dans l’interprétation des règles et à une harmonisation de leur application.

Montée en compétences et CSP RH

Pour la réussite de tout projet de mutualisation, il faut impliquer l’ensemble des établissements bien en amont du projet, afin de faire évoluer le SIRH de manière à prendre en compte l’ensemble des besoins des différentes entités. La démarche est identique à celle mise en œuvre au sein des grandes administrations qui possèdent plusieurs grandes directions. La conduite du changement nécessite un bon niveau d’expertise.

Certaines administrations décident d’avoir recours à des centres de services partagés RH (CSP RH) pour bénéficier d’un pôle d’expertise, sur un certain nombre d’actes de gestion. Il s’agit alors d’entités juridiques distinctes qui bénéficient d’un transfert de responsabilités pour des tâches précises, comme la gestion administrative de la formation ou la gestion de la modification des données personnelles.

Les CSP permettent ainsi d’améliorer la qualité et le professionnalisme du support aux métiers, tout en permettant une meilleure maîtrise des coûts. Il est parfois difficile d’avoir partout des profils de gestionnaires qualifiés et la mise en place d’un CSP permet de pallier la pénurie de compétences et la perte d’expertise. Comme les entreprises du secteur privé, les administrations manquent également d’architectes réseaux et d’experts en nouvelles technologies.

Les premières étapes de la transformation numérique

Les besoins en simplification et en fluidité dans le partage de l’information s’intensifient avec le plan de transformation numérique de l’Etat. Les infrastructures technologiques en back-office vont devoir répondre aux nouvelles exigences du gouvernement, qui vise la numérisation de l’ensemble des démarches administratives d’ici 2022. Ainsi, de nombreuses réflexions sont en cours, par exemple, pour la mise en place de ‘chatbots’ ou assistants virtuels, pour faciliter la gestion des congés, de la carrière ou de la mobilité des agents, mais également de nouvelles plateformes en self-service avec un accès ATAWAD (Any Time, Anywhere, Any Device) afin de faciliter la relation entre les agents et leur direction. Le fait d’avoir un SIRH centralisé facilite la mise en place d’un CSP et une digitalisation plus poussée de l’administration. 2019 sera marquée particulièrement par la mutualisation des métiers et le renforcement de la digitalisation.