Vers une plateforme de services RH : les nouveaux enjeux de l’urbanisation, l’interopérabilité et la traçabilité des données.

L’urbanisation des Systèmes d’Information Ressources Humaines (SIRH) est aujourd’hui une tendance de fond afin de répondre aux nouveaux enjeux, contraintes et évolutions propres au domaine des RH. L’urbanisation consiste à définir l’architecture des composants logiciels, fonctions et services qui, dans leur ensemble, constituent un tout cohérent et opérationnel. Il s’agit de structurer les composants logiciels et leurs interactions, en les découplant et en les rendant interopérables. La traçabilité des données et de leur usage est complémentaire à l’urbanisation. C’est un domaine d’importance croissante pour accompagner l’évolution des SIRH. Cette nécessité résulte de plusieurs constats venant impacter le secteur des RH.

Le nouveau contexte du RGPD

Le premier constat est la mise en application le 25 mai dernier du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) qui édicte un certain nombre de règles visant à assurer la protection des données personnelles, en particulier pour l’employeur. Ce règlement européen stipule que l’utilisation des données à caractère personnel et leur traitement doivent s’inscrire dans une finalité précise. La tenue d’un registre de traitement nécessite la gouvernance des flux et la mise sous contrôle des processus d’accès aux données personnelles.

Des SIRH de plus en plus multiformes

Le deuxième constat de fond est que les SIRH deviennent de plus en plus multiformes et multi-composants. A une époque quasi révolue, ils étaient en majorité structurés autour de grands ERP qui offraient des solutions toutes intégrées. Celles-ci comprenaient l’ensemble des fonctionnalités de gestion des RH, de gestion administrative, de gestion de la paie et de gestion des temps… Aujourd’hui, des applications en mode Software as a Service (SaaS) sont de plus en plus répandues dans le domaine du Talent Management où elles rencontrent un grand succès. Des nouvelles offres RH issues de start-up voient par ailleurs le jour, dédiées par exemple à l’engagement collaborateur, à l’évaluation de la qualité de vie au travail, au recrutement, à la gestion des compétences ou encore à la mobilité… Ces applications de type SaaS, accessibles via Internet et conçues par des éditeurs spécialisés ou des start-up de l’écosystème du numérique, sont ainsi amenées à cohabiter avec les applications traditionnelles de l’entreprise, elles-mêmes peu évolutives ou faiblement interopérables.

Des SIRH ouverts et accessibles en mode ‘multicanal’

Troisième constat de poids, le SIRH s’ouvre à une multitude d’acteurs dans l’entreprise, collaborateurs, managers, responsables opérationnels, qui souhaitent accéder facilement et à distance à des nouveaux services RH à valeur ajoutée, grâce à de nombreux outils : ordinateur portable, smartphone, tablette, PC… Cet accès multicanal, mis en place de façon progressive dans les entreprises, étend l’enjeu de la traçabilité, toujours pour des raisons à la fois de législation et de qualité de service.

Des SIRH agiles pour une plus grande qualité de service et de nouveaux usages

Quatrième constat, les directions des Ressources Humaines doivent répondre à de nombreuses attentes de la part de l’ensemble des acteurs de l’entreprise pour déployer des nouveaux services répondant à de nouveaux usages. L’agilité et la rapidité de mise en œuvre qui sont nécessaires ici ne doivent se concevoir qu’avec l’exigence de qualité de service. Celle-ci s’entend dans le sens de la qualité des données mises à disposition ou gérées au sein de ces nouveaux services, et de la cohérence fonctionnelle des systèmes et usages proposés, éventuellement distribués au sein de Business Units ou départements distincts de l’entreprise.

Des données RH nombreuses et de natures très variées

Cinquième constat, les systèmes d’information RH au sens large, en intégrant l’ensemble des sous-systèmes qui les composent, l’ensemble des usages et l’ensemble des canaux d’accès, manipulent une quantité en très forte croissance de données personnelles ou de données d’usage, elles-mêmes présentes sous une grande diversité de nature et de format.

Vers une urbanisation du SIRH en ‘plateforme de services’ 

Face à l’ensemble de ces facteurs qui conduit l’évolution du SIRH, l’entreprise se doit de mettre en œuvre un certain nombre de ‘best practices’ qui participeront à la faire gagner en agilité et sécurité dans son processus de transformation. Ainsi, l’urbanisation, la définition des systèmes fonctionnels homogènes, la gestion de la sécurité des accès, l’interopérabilité et ‘l’APIsation’(*) des composants en sont indiscutablement les clés. Elles faciliteront l’intégration des nouveaux services et applications RH, tout en assurant la maîtrise et la sécurité de l’ouverture du SIRH. Le SIRH évolue en ‘plateforme de services’, en proposant un socle de gestion des référentiels RH de l’entreprise, stables et normés, des services applicatifs spécialisés sur les principales fonctions de gestion des ressources humaines et de la paie, et des services métiers complémentaires adaptés en continu aux nouveaux usages.

Ainsi, une gouvernance maîtrisée de l’urbanisation des SIRH est la condition nécessaire pour une expérience collaborateur fonctionnellement cohérente, basée sur un ensemble de services RH accessibles à la demande.

L’API (*) management, une clé possible pour l’urbanisation des SIRH

Le grand enjeu pour les départements des RH va être d’assurer la mise en cohérence globale de ces solutions multiformes et multicanal au sein du système d’information RH. La maitrise du nouveau système d’information RH passe aussi par la mise en œuvre de principes et d’outils permettant d’assurer la traçabilité des accès et de l’usage des informations et services RH.

Si la maîtrise de l’usage des données s’avère essentielle, ce n’est pas uniquement lié aux obligations du récent RGPD. Il s’agit tout aussi d’un enjeu crucial de qualité du système d’information. L’état de fraîcheur des données, les responsabilités de gestion des données au sein de leur cycle de vie, la non duplication de services métier pour des besoins fonctionnels similaires, la lutte contre le ‘shadow’ IT RH au sein d’une organisation décentralisée, tout en favorisant l’ouverture maitrisée à des systèmes tiers… tout ceci s’avère une nécessité.

Parmi les options possibles – processus organisationnels et technologies associés – destinées à faciliter la gestion de ce SIRH désormais hybride, l’API Management peut mettre à disposition des DSI et DRH toute une panoplie d’outils et de procédures, sur le plan du développement, de la publication et de la gestion des évolutions des API, mais aussi de la consommation des API par des systèmes tiers.

L’API Management peut donner des moyens supplémentaires de protection des API, d’administration des accès, d’optimisation des performances en respectant les contrats de services définis entre les composants applicatifs et de cohérence entre plusieurs versions d’une même API.

L’API Management peut aussi et surtout être une brique majeure permettant de tracer et de mesurer l’usage réel des données et services RH de l’entreprise. La traçabilité mise en œuvre doit être fonctionnelle avant tout et non pas uniquement technique. Elle pourra ainsi contribuer au respect par l’entreprise de ses obligations réglementaires et également à la maitrise et à l’amélioration continue de la qualité de son nouvel SIRH.

 

(*) API : Application Programming Interface